Stratos
Strategische und operative Steuerung
durch Balanced-Scorecard-basierte
Führungsinformationssysteme
Projekt stratos
Ministerpräsident
Chef der Staatskanzlei
Ministerium für
Umwelt und
Naturschutz,
Landwirtschaft
und Verbraucherschutz
Ministerium für
Schule,
Jugend
und Kinder
Ministerium für
Gesundheit,
Soziales, Frauen
und Familie
Ministerium für
Wirtschaft
und Arbeit
Innenministerium
Justizministerium
Ministerium für
Wissenschaft
und Forschung
Finanzministerium
Ministerium für
Verkehr, Energie
und Landesplanung
Ministerium für
Städtebau und
Wohnen, Kultur
und Sport
Bezirksregierung
Münster
Staatliches
Umweltamt
Herten
Prüfungsamt für
die Erste
Staatsprüfung
Münster*
Staatliches Amt
für Arbeitsschutz
Coesfeld
3 kreisfreie Städte:
Bottrop
Gelsenkirchen
Münster
Schulämter für
die kreisfreien
Städte
Staatliches
Umweltamt
Münster
Studienseminare
für die Lehrämter
an Schulen*
Staatliches Amt
für Arbeitsschutz
Recklinghausen
Schulämter für
die Kreise
Chemisches
Landes- und
Staatliches
Veterinäruntersuchungsamt*
* Einrichtung (§ 14 LOG)
NordrheinWestfälisches
Landgestüt
Warendorf*
Landräte:
- Borken
- Coesfeld
- Recklinghausen
- Steinfurt
- Warendorf
Landräte als
untere Staatliche
Verwaltungsbehörden
75
kreisangehörige
Gemeinden
Kreispolizeibehörden:
Polizeipräsidien
Gelsenkirchen
Münster
Recklinghausen
Landräte als
Kreispolizeibehörden (außer
Kreis Recklinghausen)
StudienfondsRentamt
Münster*
Ämter für
Agrarordnung:
- Bielefeld
- Coesfeld
- Euskirchen
- Mönchengladbach
- Siegburg
- Siegen
- Soest
- Warburg
Versorgungsämter:
- Aachen
- Bielefeld
- Dortmund
- Duisburg
- Düsseldorf
- Essen
- Gelsenkirchen
- Köln
- Münster
- Soest
- Wuppertal
Kurklinik:
- Bad Driburg
Landesstelle für
Aussiedler,
Zuwanderer und
ausländische
Flüchtlinge
Agenda
1. Zielsetzung des Projektes
2. Projektorganisation
3. Vorgehensweise und Ergebnisse
4. Technische Umsetzung mit mySAP ERP
Projekt stratos
Seite 2
Zielsetzung des Projektes

Einführung eines zentralen Führungsinformationssystems für
die strategische und operative Steuerung

auf Basis von Balanced Scorecards

für die Versorgungsverwaltung in NRW

zuerst im Gesetzesbereich „Schwerbehindertenrecht“

Pilotierung in der Bezirksregierung und den elf
Versorgungsämtern

Technische Realisierung mit SAP-SEM und SAP-BW
Projekt stratos
Seite 3
Projektorganisation
Das Team
Projektleitung
BR MS
T-Systems
Frau Gerhardt
Hr. Grashoff
Technik
BSC
Schnittstellen
BR MS
T-Systems
BR MS
T-Systems
BR MS
T-Systems
Frau Jalowy-Peters
Hr. Dr. Kielb
Frau Jalowy-Peters
Hr. Grashoff
Frau Jalowy-Peters
Hr. Thomschke
GGRZ MS
Hr. Loch
GGRZ MS
Hr. Hilkman
Hr. Hösel
Hr. Schlerkmann
Hr. Saurbier
Hr. Ohters
Hr. Schneider
Hr. Meyer-Hesse
Hr. Soika
Hr. Ruhe
BPR, BVdS, GB
Frau Strube
Hr. Hoffmann
Projekt stratos
Seite 4
Projektorganisation
Die Zeitschiene
Projektvorbereitung
Blueprint
22.03.04
18.06.04
Systemrealisation
18.10.04
Produktivvorbereitung
02.12.04
Produktivstart
01.01.05
Projekt stratos
Seite 5
Agenda
1. Zielsetzung des Projektes
2. Projektorganisation
3. Vorgehensweise und Ergebnisse
4. Technische Umsetzung mit mySAP ERP
Projekt stratos
Seite 6
Vorgehensmodell zur
Definition der Balanced Scorecard.
Vision, Kernaufgaben, Strategie,
Perspektiven festlegen
Wo wollen wir hin?
Strategische Ziele definieren
Wie wollen wir diesen
Zustand erreichen?
Ursache-Wirkungsketten
Welchen Beitrag leistet das Ziel
bestimmen
zur Erreichung der Strategie?
Messgrößen und Zielwerte
festlegen
Womit wird die Erreichung
eines Zieles gemessen?
Strategische Aktionen planen
Mit welchen Maßnahmen
werden die Ziele erreicht?
Projekt stratos
Seite 7
Stratos
Vision und Strategie
Qualität
Perfekte
Organisation
Die Versorgungsverwaltung NRW ist eine auf
fachlich hohem Qualitätsniveau arbeitende,
serviceorientierte, flexible und schlanke sowie mit
hohem Ansehen arbeitende Institution, die in der Lage
ist, neue Aufgaben zu übernehmen.
Bekanntheitsgrad
Wachstum/
neue Aufgaben
Projekt stratos
Seite 8
Strategieklärung
Formulierung von Vision und Kernaufgaben
“Wo wollen wir hin ?”
Ermittlung von Stärken und Schwächen des Fachbereichs
im Hinblick auf unsere Vision
“Wie sind wir aufgestellt?”
Erarbeitung von Chancen und Risiken des Fachbereichs
im Hinblick auf unsere Vision
“Was sagt das Umfeld ?”
Projekt stratos
Seite 9
Checkliste Stärken

Welche Stärken erkennen Sie in Ihrer Organisation?

Wodurch zeichnen sich Ihre Mitarbeiter besonders aus?

Wo sehen Sie Stärken bei der Führung und Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter?

Wie nimmt der Bürger Sie wahr?

Wie richten Sie Ihre Organisation und Leistungen an den Bedürfnissen der Bürger aus?

Welche organisatorischen Rahmenbedingungen verschaffen Ihnen
Wettbewerbsvorteile?

Welche Prozesse beherrschen Sie besonders gut?

Welche sind die herausragenden Merkmale in Ihrer Organisation?
Projekt stratos
Seite 10
Checkliste Schwächen

Welche Schwächen können Sie identifizieren?

Welche ungenutzten Potenziale haben Sie in der Zusammenarbeit und Kommunikation
mit den Mitarbeitern?

Welche organisatorischen Rahmenbedingungen begrenzen die Entwicklungs- und
Zukunftsfähigkeit Ihrer Organisation?

Wie sind die Prozesse und Produkte Ihrer Organisation im Vergleich zu Wettbewerbern
(bzw. anderen Bundesländern) positioniert?

Wo sehen Sie Verbesserungsbedarf in Ihrer Organisation?

Wie können Anforderungsprofile und Qualifikationen der Mitarbeiter besser aufeinander
abgestimmt werden?

Wird die geforderte Qualität Ihrer Produkte sichergestellt?
Projekt stratos
Seite 11
Vorgehensweise zur Bewertung
der Stärken / Schwächen
Notieren von
Stärken und
Schwächen auf
Metaplankarten.
Diese werden dann
diskutiert und
entsprechend
bewertet.
Stärken
Berücksichtigung
Gewich- für unsere BSC
tung 1 2
3
45
Kommentare
Punkte
Punkte
Punkte
Punkte
Punkte
Punkte
Anm: 5 -sehr hoch; 4 - hoch; 3 - durchschnittlich; 2 - gering; 1 - gar nicht
Gewichtung: Welchen Einfluß hat diese Stärke / Schwäche auf unser Organisation / unsere Kernaufgaben, die
wir betreiben?
Berücksichtigung BSC:
Ob und wie stark diese Stärke / Schwäche in der FB-BSC berücksichtigt werden soll, hängt von
ihrer strategischen Relevanz, dem Handlungsbedarf sowie der Beeinflussbarkeit durch den
Fachbereich ab ?
Checkliste Chancen

Welche Chancen können sich für Ihren Bereich Ihrer Meinung nach ergeben?

Welche Chancen können sich aus Veränderungen im politischen Raum ergeben?

Welche Möglichkeiten bieten sich durch eine veränderte Zusammenarbeit mit unseren
„Lieferanten“?

Welche neuen Leistungen sollten wir erbringen bzw. welche bestehenden Leistungen sollten
dringend weiterentwickelt werden?

Welche Möglichkeiten bieten sich durch eine veränderte Zusammenarbeit mit unseren
„Kunden“?

Welche Möglichkeiten können sich aus einer eventuellen Zusammenarbeit mit Dritten
ergeben?
Projekt stratos
Seite 13
Checkliste Risiken

Welche Risiken sehen Sie zukünftig auf Ihren Bereich zukommen?

Welche gesellschaftlichen Entwicklungen und Bürgeranforderungen können sich zu einem
Risiko entwickeln?

Welche Entwicklungen in der Politik können ein Risiko darstellen?

Welche Schwierigkeiten können uns durch Entwicklungen bei Organisationen entstehen, die
Ihnen zuarbeiten („Lieferanten“)?

Können sich alternative Leistungsangebote zu einem Problem entwickeln?

Welche Entwicklungen auf der Seite der Nachfrager von Ihren Leistungen werden Ihnen
Probleme bereiten, wenn Sie nicht darauf reagieren?
Projekt stratos
Seite 14
Vorgehensweise zur Bewertung
der Chancen / Risiken
Notieren von
Chancen und
Risiken auf
Metaplankarten.
Diese werden dann
diskutiert und
entsprechend
bewertet.
Chancen
Berücksichtigung
Gewich- für unsere BSC
tung 1 2
3
45
Kommentare
Punkte
Punkte
Punkte
Punkte
Punkte
Punkte
Anm: 5 -sehr hoch; 4 - hoch; 3 - durchschnittlich; 2 - gering; 1 - gar nicht
Gewichtung: Welchen Einfluß hat diese Chance / Risiko auf unser Organisation / unsere Kernaufgaben, die wir
betreiben?
Berücksichtigung BSC:
Ob und wie stark diese Chance / Risiko in der FB-BSC berücksichtigt werden soll, hängt von ihrer
strategischen Relevanz, dem Handlungsbedarf, der Beeinflussbarkeit sowie den zeitnahe
Reaktionsmöglichkeiten durch den Fachbereich ab ?
Inhalte strategischer Ziele:
Strategische Relevanz und strategischer Handlungsbedarf
Strategische Relevanz
Würde die Umsetzung
des Zieles wirklich einen
entscheidenden Schritt
bei der Durchführung der
Strategie bedeuten?
Nur bei Abweichung wichtig Jene wenigen entschei(Ausnahmebericht,
denden Ziele, von denen
diagnostisches Element)
der Erfolg der Strategie
abhängt
(z.B. Wahrnehmung in der
(z.B. Qualitätsverlust)
Öffentlichkeit stärken)
Niedrige Priorität
(z.B. Verbesserung der
Zusammenarbeit mit
XY)
Punktuelle Aufmerksamkeit
(z.B. Gesetzesänderung)
Strategischer Handlungsbedarf
Sind überdurchschnittliche Anstrengungen notwendig, um das Ziel gegen
Widerstände durchzusetzen bzw. zu verteidigen?
Stratos
Vision und Strategie

Serviceorientierung

Erhöhen des Bekanntheitsgrades durch verbesserte interne und
externe Presse- und Öffentlichkeitsarbeit

Weiterentwickeln kommunikativer und fachlicher Fähigkeiten der
Beschäftigten, verbunden mit sozialer Kompetenz und
Selbstbewusstsein.

Deutliches Weiterentwickeln von leistungsorientierten
Anreizsystemen.

Kontinuierliche Steigerung der Qualität

Anstreben einer perfekten Organisation und Ausbau der ITFührerschaft
Projekt stratos
Seite 17
Stratos
Perspektiven
Vision,
Kernaufgaben &
Strategische
Stoßrichtungen
LeistungsauftragsPerspektive:
Wie erfüllen wir unseren politischen
und gesetzlichen Auftrag?
Wie erzielen wir die
beabsichtigten Wirkungen?Bürgerperspektive:
Wie erfüllen wir
die Erwartungen
der Bürger?
Wirtschaftlichkeitsperspektive:
Wie können wir
unseren Handlungsspielraum
Prozessperspektive:
bewahren?
Wie können wir unsere
Abläufe effizient
und kundenorientiert
organisieren?
Mitarbeiterperspektive:
Strategische Ziele
Wie können wir die
Motivation unserer
Mitarbeiter stärken?
Projekt stratos
Seite 18
Mitarbeiterorientierung
Interne
Prozesse
WirtschaftLeistungs- Bürgerorientierung lichkeit
auftrag
Stratos
Strategische Ziele
Einsparungen
erzielen
Stückkosten
optimieren
Bürgerportal
einrichten
Positive
Außenpräsenz
erhöhen
NRW-weite
einheitliche
Rechtsanwendung
Laufzeit
halten
Pressearbeit
verbessern
Ämterübergreifenden
Austausch –über
Öffentlichkeitsarbeitorganisieren
Mitarbeiterzufriedenheit
erhöhen
Einheitlicher und
aktueller
Qualifikationsstand
durch interne
Schulungen
Steigern TNQuoten an
zentralen FBVeranstaltungen
(Kaiserau)
Steigern Qualität
und Attraktivität an
zentralen FBMaßnahmen
(Kaiserau)
Sichern Qualität
durch
Stichproben vor
Bescheidertlg.
Steigern
Beschäftigtenmotivation - Modellprojekt
Amtsinterner und
ämterübergreif.
Informationsaustausch „best
practice“
Ideenmgmt.
Kommunikation und
Informationsstand
verbessern
(amtsintern und
ämterübergreifend)
Projekt stratos
Seite 19
Mitarbeiterorientierung
Interne
Prozesse
WirtschaftLeistungs- Bürgerorientierung lichkeit
auftrag
Stratos
Ursache-Wirkungsketten
Stückkosten
optimieren
Bürgerportal
einrichten
Einsparungen
erzielen
Positive
Außenpräsenz
erhöhen
NRW-weite
einheitliche
Rechtsanwendung
Laufzeit
halten
Pressearbeit
verbessern
Ämterübergreifenden
Austausch –über
Öffentlichkeitsarbeitorganisieren
Mitarbeiterzufriedenheit
erhöhen
Einheitlicher und
aktueller
Qualifikationsstand
durch interne
Schulungen
Steigern TNQuoten an
zentralen FBVeranstaltungen
(Kaiserau)
Steigern Qualität
und Attraktivität an
zentralen FBMaßnahmen
(Kaiserau)
Sichern Qualität
durch
Stichproben vor
Bescheidertlg.
Steigern
Beschäftigtenmotivation - Modellprojekt
Amtsinterner und
ämterübergreif.
Informationsaustausch „best
practice“
Ideenmgmt.
Kommunikation und
Informationsstand
verbessern
(amtsintern und
ämterübergreifend)
Projekt stratos
Seite 20
Stratos
Meßgrößen und Zielwerte
Ziel: Sichern der Qualität durch Stichproben vor
Bescheiderteilung
IP06
Zielkoordinator:
Erläuterung:
Aktion: Durchführung Stichproben initiieren
Messgrößen
Frequenz
Gewichtung
Datenquelle
Zielwert
Widerspruchsquote
monatlich
10
SAPFachverfahren
Grün: ≤ 20%, gelb:
20,01 bis 22%, rot: >
22,01%
monatlich
40
SAPFachverfahren
Grün: ≤ 25%, gelb:
25,01 bis 28%, rot: >
28%
monatlich
50
SAP –
Fachverfahren
Grün: <5%, gelb: 615%, rot: >16%
 Anteil der Widersprüche zu den
Gesamtbescheiden
Abhilfequote
 Anteil Abhilfebescheide zu
Widersprüchen
Nachbearbeitungsquote bei 3%
Stichproben
Berechnung: Anzahl nachbearbeiteter
Bescheide vor Versendung *100/ [(3% *
Menge Feststellungsverfahren)/100]
Projekt stratos
Seite 21
Kaskadierung der BSC
BSC 1. Ebene:
Abteilungsleiter 10
BR Münster
Po
BSCs 2. Ebene:
Hauptdezernent 102
BR Münster
BSCs 3. Ebene:
Dezernent 102.4
BR Münster
BSCs 6. Ebene:
Gruppenleiter
Versorgungsämter
M
Pr
K
F
M
Pr
Vertikale
Ausdehnung
Po
K
F
M
Pr
Po
K
Pr
K
F
M
Pr
Po
F
Po
K
F
M
Pr
Grundsätzliche
Kaskadierungsrichtung
Po
Po
BSCs 4. Ebene:
Amtsleiter
Versorgungsämter
BSCs 5. Ebene:
Abteilungsleiter 3
Versorgungsämter
K
F
M
K
F
Pr
M
Horizontale Ausdehnung
Projekt stratos
Seite 22
Stratos
Erfolgsfaktoren bei der Implementierung

Gestrafftes Vorgehen, um schnell Ergebnisse zu erzielen

80/20-Regel (keine zu detaillierten Diskussionen, z.B. über Definitionen)

Brainstorming-Modus, danach Plausibilitätschecks

Methodik ggf. während der Workshops anpassen

Feintuning im Team, dann Vorstellung der Ergebnisse im nächsten
Workshop

Pragmatische Projektorganisation: schlanke Projektorganisation mit klar
definierten, effizienten Eskalationspfaden ermöglicht schnelle und erfolgreiche
Implementierung

Verankerung in der Organisationen: um die Mitarbeiter und Führungskräfte zu
motivieren, muss die BSC kommuniziert und in die Zielsysteme integriert werden

Veränderungsbereitschaft: schnelle Einführung eines Piloten, um Motivation zu
erhalten, danach flexible Anpassung für optimale Ergebnisse
Projekt stratos
Seite 23
Agenda
1. Zielsetzung des Projektes
2. Projektorganisation
3. Vorgehensweise und Ergebnisse
4. Technische Umsetzung mit mySAP ERP
Projekt stratos
Seite 24
Technische Umsetzung
mySAP.ERP
Projekt stratos
Seite 25
Technische Umsetzung
Die BSC für den Anwender
Projekt stratos
Seite 26
Technische Umsetzung
Systemaufbau
Führungsinformationssystem
Wirtschaftlichkeit
Balanced Scorecard
Leistungsauftrag
Bürgerorientierung
BSC
Interne
Prozesse
Mitarbeiterorientierung
Data Warehouse
KLR
Fachverfahren
Excel
Projekt stratos
Seite 27
Technische Umsetzung
BW und SEM
SEM-BIC
SEM-BPS
Business
Information
Collection
Business
Planning and
Simulation
SEM-BCS
Business
Consolidation
SEM-CPM
SEM-SRM
Corporate
Performance
Monitor
Stakeholder
Relationship
Management
SEM-Datenbank
SAP BW
Projekt stratos
Seite 28
Vielen Dank.
Projekt stratos

Erfolgreiche Einführung der Balanced Score Card