Kommunikationsplan
Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM)
– Vorlage –
MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k
Einsatzbedingungen des Dokuments
im Rahmen des S-O-S-Ansatzes
1 Name und Version des Dokuments
 6.3-2_Kommunikationsplan_v1.0.ppt @ 1.0 / 02.10.2009
2 Projektmanagement-Disziplin
 6.3 Kommunikationsmanagement
3 Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden?
 Festlegen von Kommunikationszielen, Anforderungen und Bedürfnissen einzelner Zielgruppen
und der zum Erreichen der Zielgruppen richtigen Kommunikationswege
4 Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig?
 Der Kommunikationsmanager erstellt in Absprach mit dem Projektleiter die
Kommunikationspläne und ist für deren Pflege zuständig
5 Pflegezyklus: In welchen Anständen sollte das Dokument überarbeitet werden?
 Initiale Erstellung vor Projektbeginn und Anpassung nach Bedarf
6 Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument?
 Das gesamte Projektteam zur Information
7 Rahmenbedingungen für den Einsatz
 Keine einschränkenden Rahmenbedingungen, das Dokument ist für alle Projekte einzusetzen.
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MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k
Kommunikation erfolgt extern und intern
mit jeweils unterschiedlichen Zielsetzungen
Projektintern
Projektextern
Ziele
Beispiele für adressierte Fragen
Ziele
Beispiele für adressierte Fragen
Fokussieren
 Was sind die Ziele des Projekts?
 Was wird von mir über meine normale
Transparenz
 Was bedeutet Projekt XXX?
 Was ändert sich an meinem
Projektarbeit hinaus erwartet?
Arbeitsplatz?
 Wie handle ich in Situation xyz?
 …
Motivieren
 Wie trägt meine Arbeit zum Erfolg des



Konfliktabbau
Projekts bei?
Wann erreichen wir Meilenstein X?
Wie wird unsere Arbeit von Externen
wahrgenommen?
…
 Was sind die nächsten Schritte?
 Wo liegt der Projektfokus?
 Wie bauen wir vorhandene
 Wann werde ich wie qualifiziert?
 …
Unterstützung
zusätzlicher Hilfe gelöst werden?
 Wo sind Engpässe im Projekt?
 ...
Nutzenübersetzung




 Welche Verbesserungen in meiner

Meinungsverschiedenheiten ab?

Wer ist das Projekt?
Was ist der aktuelle Status?
Was läuft gut/ was läuft schlecht?
...

 …
Informationsaustausch
 Welche kritischen Punkte können mit
Schaffung von
Vertrauen
 Wie ist sicher gestellt, dass das Projekt

Beantwortet: Welche Ziele gelten für die
interne und externe Kommunikation?
täglichen Arbeit kann ich Projekt XXX
erwarten?
Wie trägt Projekt XXX zur
Zukunftsfähigkeit der Behörde bei?
Welche zusätzlichen Informationen/
neuen Informationsqualitäten kann ich
gewinnen?
…

XXX nicht für individuelle
Leistungsmessung eingesetzt wird?
Welche Auswertungsmöglichkeiten
werden geschaffen und wie wird mit
ihnen umgegangen?
…
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Interne Kommunikation muss
regelmäßig und zielgerichtet erfolgen
Institutionierte Kommunikation
Kommunikation bei Bedarf
Tägliche Kommunikation
Auftraggeber
Häufige Probleme interner
Kommunikation
 Fehlen TPübergreifender
Jour fixes zur
Lösung von
übergreifenden
Problemen (in
der Grafik nur
bedingt
enthalten)
 Zu wenig Vorbereitung in TPspezifischen
Regelterminen
Auftragnehmer
Zentrale Supportfunktionen
wöchentlicher
AGinterner
Jour fixe
Beantwortet: Was sind die wichtigsten
internen Kommunikationswege und instanzen?
wöchentlicher
GPL Jour fixe
Gesamtprojektleiter
Gesamtprojektleiter
2-wöchentlicher
TPL Jour fixe
Teilprojektleiter
Teilprojektleiter
(je Teilprojekt)
Projektteam
Projektteam
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Externe Kommunikationspläne müssen pro
Stakeholdergruppe erarbeitet werden
Adressat
Kommunikationsziele
Anforderungen an Kommunikation
 Transparenz über Projektfortschritt und  Direkte, persönliche
Vorstand/
Verwaltungsrat/ LA

Effekte schaffen
Unterstützung gewinnen/ erhalten


Kommunikation
Intensive Erläuterung
Vertrauliche Informationen
 Transparenz über Projektfortschritt und  Anteile direkter/persönlicher
Führungsspitze/
Abeilungsleiter
Alle Mitarbeiter
(unmittelbar
betroffen)
interne Stakeholder (GleiB,
Datenschutz, …)
externe Stakeholder (BMAS,
BRH, …)
Öffentlichkeit

Effekte schaffen
Unterstützung gewinnen/ erhalten


 Transparenz über Fortschritt schaffen
 Konstruktive Begleitung sichern
 Zügige Mitwirkungsprozesse

vorbereiten
 Transparenz über spezifische


Projektinhalte schaffen
Vertrauen absichern
Zügige Genehmigungen vorbereiten
 Best Practice
 Das Erfolgsmodell positionieren
Informationsmengen
Zeitl. Kopplung mit Rollout
 Ausrichtung an spezifischen

rechtlichen Anforderungen
Differenzierte inhaltliche und
proaktive Kommunikation
 Ausrichtung an spezifischen

 Monatlich,
bedarfsbezogen
 1x im Quartal
Kommunikation
Möglichkeit der Erläuterung
 Transparenz über Projektfortschritt und  Schnelle Vermittlung großer
Planung schaffen
Fähigkeiten vermitteln
Zyklus
 Monatlich,
Bedarfsbezogen
 1 x im Quartal,
Bedarfsbezogen
 1x im Halbjahr/ Jahr
rechtlichen Anforderungen
Proaktive Kommunikation
 Publikationen, Tagungen
 Veröffentlichung in
 Anlaßbezogen
Zeitungen/Zeitschriften
 online, z.B. auf www.bund.de
Beantwortet: Wer hat welche
Anforderungen an die
Projektkommunikation?
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Für die Kommunikation stehen
unterschiedliche Mittel zur Verfügung
Beispiele
Öffentliche Medien
Vorhandene
behörendeninterne
Medien
Projekteigene
Medien/
Veröffentlichungen
Persönliche
Kommunikation
Breitenwirkung
Genauigkeit
Intensität
Feedback
Aufwand
 Radio
 Zeitungen/Zeitschriften
 Fernsehen
 Behördeninterner Newsletter
 Behördeninternes Fernsehen
 Intranet
…
 Flyer
 Info-Mails/ Rundschreiben
 E-Learning
 Persönliche Mails/ Briefe
 Veranstaltungen (Road Show,
interner Kongress …)
 Gremiensitzungen

Beantwortet: Welche Medien kommen
Persönliche Gespräche
für die interne und externe
(Joures Fixes,
Kommunikation in Frage?
Kamingespräche)
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Kommunikationsplan Gesamtprojektleiter AG
Instanz
Ziel/ Inhalt
Vorbereitung
Medium
Rolle
Zyklus
GPL Jour fixe




 Updates von TPL einholen
Meeting
partnerschaftlich-aktiv
wöchentlich
Lenkungsausschuss
 Statusupdate vermitteln
 Entscheidungsbedarfe präsentieren
 Update des gesamten
Meeting
aktiv, vortragend
1x Quartal
aktiv, verantwortlich
monatlich
Statusupdate einholen
Entscheidungsbedarfe klären
Probleme der Zusammenarbeit klären
Risiken besprechen
Projekts einholen
und beschließen
 Offene Fragen klären
Projektinterner
Newsletter
 Projektupdate vermitteln
 Motivation aufbauen
 Ausblicke aufzeigen
 Update der Kernpunkte des E-Mail /
Projekts einholen
Aushang
Öffentliche
Präsentationen
 Vision aufzeigen
 Projektupdate vermitteln
 Auf Anlass der Veranstaltung
 Projektinformationen
Vortrag /
Interview
aktiv
anlassbezogen
...
...
...
eingehen
...
 ...

einholen
Vortrag / Präsentation mit
Abteilung für Öffentlichkeitsarbeit abstimmen
 ...
Beantwortet: Welche
Kommunikationsverpflichtungen gibt pro
Gruppe (d.h. GPL, TPL, Projektteam, LA,
Vorstand, ...)?
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Kommunikationsmaßnahmenplan
Datum
Wer kommuniziert?
Was wird kommuniziert?
Wo wird
kommuniziert?
Medium - Womit
wird kommuniziert?
Status
01.06.2009
Gesamtprojektleiter AN
 Vorstellung Projektziele an
Intranet
Videointerview
erledigt
Presse
Interview
in Planung
Diskussionsrunde
Mündlich
vorgesehen
...
...
...

10.07.2009
Vorstand
alle internen Mitarbeiter
Umreisen des Projektplans
samt Meilensteinen
 Vorstellung Projekt in der
Öffentlichkeit
03.08.2009
...
Teilprojektleiter AN,
Gesamtprojektleiter AN
 Diskussionsrunde
...
 ...
Anforderungen
Fachbereiche
Beantwortet: Welche Maßnahmen
wurden zuletzt durchgeführt? Welche
nächsten Maßnahmen sind geplant (wer,
was, wo)?
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