Professionelles
Projektmanagement in der Praxis
Stand: 02.06.2003
Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg
Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg
Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern
Universität Würzburg
Fachbereich Informatik
Prof. Dr. P. Tran-Gia
Professionelles Projektmanagement in der Praxis
© 2003 Dr. Harald Wehnes
1
Agenda











Ziele der Übungen
Vorlesungsscheine
Projektteam
Rolle und Verantwortung des Projektleiters
Rolle und Verantwortung der Projektmitglieder
Übungsaufgaben 1-5
Erwartete Projektergebnisse
Präsentationen: Anforderungen
Termine
Standards
Unterstützung
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Ziele der Übungen
 Die Vorlesungsteilnehmer sollen



eigene Erfahrungen in der Projektarbeit(=Teamarbeit) sammeln
das in der Vorlesung erlernte methodische Vorgehen erproben
und umsetzen
praxisnah Projektatmosphäre „erleben“
 Ziel der Übungen ist es, im Team ein Projekt






zu definieren (Projektantrag)
zu planen (Projektplan)
durchzuführen und zu controllen
(Projektdurchführung und Projektcontrolling)
erfolgreich abzuschließen (Projektabschluß)
zu dokumentieren (Projektdokumentation) und
zu präsentieren (Abschlußpräsentation)
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Vorlesungsscheine
 Für InformatikerInnen:
 Für HörerInnen
anderer Fachbereiche:
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Kleines
Projektpraktikum
im Fach
Informatik
Seminarschein
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Projektteams
 Bildung von Projektteams


In der 1. Vorlesung werden die Projektteams gebildet; dabei
wird eine möglichst durchgängige fachbereichsübregreifende
Besetzung angestrebt.
Jeder Teilnehmer übernimmt für eine Aufgabe die Funktion des
Projektleiters (in alphabetischer Reihenfolge)
 Jedes Projektteam ist verpflichtet, alle fünf Übungsaufgaben vollständig zu lösen und termingerecht
abzugeben. Verantwortung des aktuellen PLs!
 Mit der Genehmigung des Projektauftrags (Vorlesung 3) ist bis zum
Projektabschluß eine wöchentliche Projektstatussitzung (Jour fixe)
mit Protokollerstellung durchzuführen. Die tatsächlichen Arbeitszeiten sind zu protokollieren und mit den geschätzten Zeiten zu
vergleichen.
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Rolle und Verantwortung des
Projektleiters




Organisation und Durchführung der Besprechungen
Aufteilung der Arbeit an die Teammitglieder
Überwachung des planmäßigen Fortschritts
Bei Problemen direkten Kontakt mit dem Assistenten oder
dem Dozenten aufnehmen
 Erstellung der Jour fixe-Protokolle
 Termingerechte (spätestens vier Tage! vor der nächsten Vorlesung
– wg. Feedback) und vollständige Abgabe der Lösung


An: [email protected]
CC: [email protected]
 Präsentation (ppt-Vortrag; Dauer: ca. 7,5 Minuten; max. 10
Folien) vorbereiten und in der Vorlesung halten
 Eigenbewertung der Präsentation
(Fragebogen direkt nach dem Vortrag selbst ausfüllen)
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Rolle und Verantwortung der
Teammitglieder
 Aufgaben




Lösen der zugeteilten Teilaufgaben
Zeitnahe Information des Projektleiters über Probleme
Information des Projektleiters über die Ergebnisse
Bewertung der Präsentation des eigenen PLs
(Team-Feedback-Fragebogen)
 Nach jeder Vorlesung übernimmt das nächste
Teammitglied die Projektleitung
 Wechsel der Projektleitung erfolgt in alphabetischer
Reihenfolge (A m Z)
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Aufgabenübersicht: Grobplanung
1.
Projektidee
2.
3.
Projektantrag
4.
5.
ProjektProjektProjektplanung I planung II durchführung
&
PSP, Zeit
Ressourcen
Ablauf
Kosten
Controlling
mit Projektmanagementtool
MS Project 2002
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Aufgabe 1: Projektidee
Das Team soll einen Vorschlag für eine innovative soziale
Dienstleistung im Internet erarbeiten
 Vorgehen/Methodik



6-Schritte-Methode zur Findung der optimalen Lösung
Kreativitätstechniken (Brainstorming, Umkehrungstechnik)
To-do-Liste
 Gliederungsvorschlag für ppt-Vortrag (mit MS Office 2000)
 6-Schritte-Methode
1. Zieldefinition
2. Lösungsalternativen
3. Entscheidungskriterien
4. Bewertung der Alternativen
5. Commitment
6. Vereinbarung der nächsten Schritte

Datei: Idee-Team_x.ppt
Erfahrungen in der Projektarbeit
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Aufgabe 2: Projektantrag
1. Führen Sie zu den in Aufgabe 1 erstellten
Projektideen eine Nutzwertanalyse durch
2. Zu Ihrer besten Idee soll ein Projektantrag
erarbeitet werden
 Vorgehen/Methodik

Kreativitätstechniken

Nutzwertanalyse

Klärung der Projektanforderungen
(Zieldefinition, Termine, Meilensteinplanung usw.)

Interessenanalyse

Projektantrag
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Datei: Antrag-Team_x.ppt
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Aufgabe 3: Projektplanung I
Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“
wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt,
dass die innovative soziale Dienstleistung spätestens zum
23.06.2003 bereitsteht. Die „Projektplanung“ ist an diesem
Termin auszurichten.
1. Erstelle Sie für die wichtigsten Teilaufgaben des Projektes einen
3-stufigen Projektstrukturplan in Organigrammform
2. Ermitteln Sie sämtliche Arbeitspakete mit Aufwänden (in h),
Abhängigkeiten und Verantwortlichkeiten
3. Erstellen Sie einen Meilensteinplan
4. Geben Sie die Planungsdaten in MS Project 2002 ein und speichern
Sie den Basisplan (BP) unter „BP1-Team_x.mpp“
5. Die Ergebnisse von 1. - 4. sind zusammen mit den Erfahrungen aus
der Projektarbeit in der Datei „Plan1-Team_x.ppt“ darzustellen
6. Abgabetermin für die beiden Dateien ist der 16.05.2003
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Zu Aufgabe 3: Projektplanung I


Um den vorgegebenen Termin einzuhalten, ist umgehend mit
der Projektdurchführung zu beginnen
Ab sofort ist ein wöchentlicher „jour fixe“ des Projektteams
durchzuführen




Der jeweils verantwortliche Projektleiter erstellt das
(wöchentliche) Protokoll.
Die jour fixe-Protokolle sind Bestandteile der später
abzugebenden Projektdokumentation
Das erste Protokoll „P_1-Team_x.doc“ ist mit den beiden
anderen Dateien zu versenden
Die Projektarbeitszeiten jedes Mitarbeiters sind zu erfassen


Die Datei „Team_x-Name.xls“ ist von jedem Teammitglied
anzulegen und mit den geplanten Aufwänden (in h) für die
Monate Mai/Juni zu füllen
Die tatsächlichen Aufwände für das Projekt sind tagesgenau zu
erfassen
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Aufgabe 4: Projektplanung II
Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine
Ressourcen- und Kostenplanung - mit Kapazitätsausgleich durchzuführen
1. Geben Sie die Daten in MS Project 2002 ein und speichern
Sie die resultierende Datei unter dem Namen „BP2Team_x.mpp“
2. Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des
Projektziels mit wöchentlichem „jour fixe“ und Protokollerstellung „P_n-Team_x.doc“
3. Aufgabe des Projektleiters ist es, eine Präsentation
„Planung-Team_x.ppt“ zu erstellen; Schwerpunkte:



Ergebnisse der Projektplanung (I + II)
Stand der Umsetzung
Erfahrungen aus der Projektarbeit
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Aufgabe 5 : Projektdurchführung
und Projektcontrolling
Voraussetzungen: Meilensteinplan und Basisplan
der Planung2 (MS Project) von Aufgabe 4
1. Führen Sie zu den wöchentlichen jour fixe-Terminen
(bis zum Projektende!) jeweils folgende Aufgaben durch


Meilenstein-Trend-Analyse - mit Kommentierung
Jour fixe Protokoll „P_n-Team_x.doc“
2. Führen Sie am nächsten jour fixe-Termin folgende
Aufgaben durch


Projektüberwachung mit MS Project 2002
„PD-Team_x.mpp“
Zeiterfassungsformular für alle Teammitglieder:
Team_x-Mai-Name-Vorname.xls für Mai 2003
3. Erstellen Sie (PL) eine Ergebnis-Präsentation
4.
„PD-Team_x.ppt“
Spätester Abgabetermin für die Dateien ist der 12.06.2003
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Projektabschluß:
Erwartete Projektergebnisse
Im Rahmen der Projektarbeit sind folgende
„Produkte“ und „Dokumentationen“ zu erstellen:
 Entwicklung der neuen sozialen Dienstleistung im Internet
 Kurzpräsentationen zu jeder Aufgabe
(Ergebnisse und Erfahrungsbericht als ppt-Vortrag)
 Projektdokumentation (Näheres im Kapitel Projektdokumentation)






Projektidee, Nutzwertanalyse, Projektauftrag
Projektstrukturplan, MS-Project-Basisplan, Meilensteinplan, Zeitplan,
Ablaufplan, Ressourcenplan, Kostenplan
Verwendete Methodik
Jour Fixe-Wochenprotokolle (gem. Muster)
Unterschriebene Arbeitszeitprotokolle (gem. Muster)
Protokoll der Abschlußbesprechung
 Abschlußpräsentation (Produkt und Folien)
erfolgt in der letzten Vorlesung am 30. Juni 2003; ca. 10 Minuten / PL
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Protokoll
 Wöchentlich ab 05.05.2003
 Wesentliche Inhalte (Muster in der Vorlesung)
 Protokollführer
 Teilnehmer
 Statusberichte
der Teammitglieder
 Gesamtstatus
 Probleme
besprechen und lösen
 To-do-Liste
 Erstellung des Protokolls „P_n-Team_x.doc“
durch den aktuellen Projektleiter
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Präsentationen:
Anforderungen
 1. Folie


Vortragstitel, ggf. Untertitel; Vortragende/r, Co-Autoren
Ort, Datum der Präsentation
 Agenda-Folie („Fahrplan“)
 Folienset


Fußzeile mit Titel und Seitenzahlen
Tipps zur Folienerstellung (vgl. Vorlesung 2 - Teil
Arbeitstechniken) beachten, insb. Lesbarkeit!
 Vortrag




Dauer: ca. 7-8 Minuten (Kurzpräsentationen);
Empfehlung: Probevortrag im Team
Freier Vortrag; Blickkontakt zu den Zuhörern
Eigenbewertung (Fragebogen direkt nach dem Vortrag)
Bewertung durch das Team (Fragebogen)
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Termine (Stand: 28.04.03)
Datum
Auf-
gabe
28.4.03
1
5.5.03
2
19.5.03
3
2.6.03
4
16.6.03
5
30.6.03
AP
Team Team Team Team Team Team Team
1
V
2
3
4
1
2/V
3
4
V
1
3
2
1
2
3
5
5
6
6
7
7
5
6
7
V
V
4
5
V
V
4
5
6
7
Jeweils 3 Tage vor der nachfolgenden Vorlesung: Vorab-Versand der
Lösungen der aktuellen Aufgabe per Mail an Assistenten und Dozenten
23. Juni 2003: Echt-Einsatz des Web-Auftritts
30. Juni 2003: Projektdokumentation (Papierform)
CD mit Projektdokumentation und Softwareprodukt
Abschlußpräsentation (AP) (alle Teams)
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Standards
 Für die Erstellung der Aufgaben sind
folgende Tools verbindlich zu verwenden:
 Dokumentationen:
 Präsentationen:
 Zeittabellen:
 Projektmanagement:
MS Word 2000
MS Powerpoint 2000
MS Excel 2000
MS Project 2002
 Mailadressen


Dr. Harald Wehnes: [email protected]
Daniel Schlosser: [email protected]
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