Prozessbeschreibung:
Kollegium setzt vorhandene Formulare ein
Prozess erkennen/analysieren/bewerten/…
Beispiel: Mitteilung über unentschuldigte Fehlzeiten
an Eltern und Betriebe
Nr
Woher?
Wann? Was?
Womit?
Wohin?
Herausforderung
Start 
1
KL A8
Anlass:
Fehlzeiten an Eltern/Betrieb
geben
Formular-Kopie
Sekretariat
- F. eingeschränkt
verfügbar
- F. fehlerbehaftet
2
Sekretariat
Nach Eingang und Durchsicht:
Stempel des SL setzen
Fax mit
Sendebestätigung
Eltern/
Betrieb
SL-Stempel
3
Eltern/
Betrieb
Innerhalb von 3 -4 Tagen:
Rückmelden
Fax (Rücksendung);
Tel. Rückruf
KL A8
Rückmeldung erfolgt häufig nicht,
KL fragt nach …
4
KL A8
Nach Rückmeldung:
Fehlzeit entschuldigen bis ggf.
Bußgeldverfahren einleiten
Klassenbuch weitere
Formular(e)
Ende 
gez. Zz, 17.03.2010
1
Prozessbeschreibung:
Schulleitung optimiert Formularwesen
Prozess optimieren
P,-ziele: Kollegium entlasten (Form/Zugriff), sachliche Richtigkeit der F. sicherstellen, Zahl der Rückmeldungen erhöhen
P.-art: Unterstützung
P.-verantwortlich: AL 8
P.-Auslöser: A 8 Mitgeltende Unterlagen: Checkliste
Nr
Woher?
Wann? Was?
Womit?
Wohin?
Vorteile
Start 
1
KL A8
Anlass:
Fehlzeiten an Eltern/Betrieb geben
Elektronisches
Formular
Papierform
AL
Formular universell
verfügbar, Zugriff
aus int. SchulWeb
2
AL
Nach Durchsicht:
Mitzeichnen
Papierformular
Sekretariat
AL „sichtbar“
beteiligt
3
Sekretariat
Nach Eingang:
Übersenden
Fax mit Sendebestätigung
Betrieb/
Eltern
Nachweissicherheit
gegeben
4
Betrieb
Innerhalb von 3-4 Tagen:
Rückmelden
Fax
Tel. Rückruf
KL A8
Rückmeldezahlen
verbessert?
5
KL A8
Nach Rückmeldung:
Fehlzeit entschuldigen bis ggf.
Bußgeldverfahren einleiten,
Anzahl/zeitl. Dauer bis zur
Rückmeldung erfassen
Klassenbuch/
Formular(e)
SL
AL evaluiert
Rückmeldezahlen
Jedes Jahr:
Prozess regelmäßig aktualisieren
Checkliste
AL
Ende 
AL
AL
gez. Zz, 17.03.2010
2
Teilprozess:
Schulleitung optimiert Formular
Nr
Woher?
Wann? Was?
Womit?
Wohin?
Vorteile
Start 
1
KL A8
Anlass:
Fehlzeiten an Eltern/Betrieb
geben
Elektronisches
Formular
Papierform
AL
F. universell
verfügbar, Zugriff
aus int. SchulWeb
2
AL
Nach Durchsicht:
Mitzeichnen
Papierformular
Sekretariat
AL „sichtbar“
beteiligt
2.1
AL 8
Inhaltlich korrigieren,
neue Fassung erstellen
Rechtsgrundlage
n u.a.
SL
Inhaltlich korrekte F.
erstellt
2.2
SL
Neufassung prüfen, ggf.
ergänzen, weiterleiten
Alle AL
F. schulweit
verbreitet
2.3 Alle AL
Änderungswünsche vorbringen
Entwürfe
AL 8
Änderungsvorschläge abgestimmt
2.4 AL 8
Änderungsvorschläge
zusammenführen
FormularNeufassung
SchulWeb
Neues Formular im
SchulWeb verfügbar
Ende 
gez. Zz, 17.03.2010
3

BS_A8-Prozessbeschreibung_Vorlage-Stand_2010-05-02