Public Finance & International Financial Organisations – Woche 7
Budgetierung und Management Accounting
Prof. Dr. Andreas Bergmann
Institut für VerwaltungsManagement
Building Competence. Crossing Borders.
Budgetierung und Management Accounting
Überblick
 Funktionen der Budgetierung im öff. Sektor/IO
 Perspektiven des Budgets
 Performance Budgets
 Kostenrechnung im öff. Sektor/IO
 Accrual vs. Cash
 Rechnungsprüfung der Budgets
 Case Mittelschulen  Woche 8
7.ppt
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Budgetierung und Management Accounting
Lernziele
 Beschreibe und beurteile die besondere Situation der
Budgetierung im öff. Sektor/Intl. Org.
 Beschreibe und beurteile die sog. Performance Budgets
(Globalbudgets)
 Entwickle eine Kostenrechnung für den öff. Sektor/IO
 Entwickle ein Benchmarking-Konzept
 Nimm’ zum Streit über Accrual Budgeting Stellung
 Beschreibe die Prüfung von Budgets
7.ppt, FS09
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Budgetierung und Management Accounting
Glossar





Accrual budgeting
Benchmarking
Budget
Contribution margin
Financial plan




Full cost
Incremental budgeting
Impact
Marginal cost




Output
Outcome
Performance Budget
Product
 Zero-Based-Budgeting
7.ppt, FS09
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Funktionen der Budgetierung
Budgets im öffentlichen Sektor/IO sind anders
 Aufgaben/Funktionen
• Kurzfristige Finanzplanung;
• Voraussetzung für Bewilligung von Ausgaben;
• Mittel- und langfristige Finanzplanung;
• Steuerung von Organisationseinheiten und Produkten;
• Öffentliche Berichterstattung.
7.ppt, FS09
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Funktionen der Budgetierung
Budgets im öffentlichen Sektor/IO sind anders
 Inbesondere die kursiven Aufgaben/Funktionen sind anders als
in privaten Unternehmen!
 Vergleichbar
• ist dagegen die Trennung zwischen
- Kurzfristigen Budgets (i.d.R. 1 Jahr)
- Mittel- und längerfristigen Finanzplänen (mehrere Jahre)
• und die Nutzung für Controlling.
7.ppt, FS09
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Funktionen der Budgetierung
Budgets im öffentlichen Sektor/IO sind anders
 Öffentlichkeit und rechtliche Wirkung gehen auf französische
Revolution zurück
• Budget hat ähnlichen Charakter wie ein Gesetz
• Deshalb ist es durch die Legislative zu genehmigen
 In vielen Ländern ist das Budget formal ein Gesetz („la loi sur le
budget de la République et Canton de Genève“)
• Gleiche Genehmigungsverfahren
• Gleiche Konsequenz bei Verstössen!
7.ppt, FS09
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Funktionen der Budgetierung
Rechtliche Wirkung öffentlicher Budget
 Jede Ausgabe muss zwingend
• Vom (bewilligten) Budget gedeckt
• Zusätzlich von der zuständige Stelle als Verpflichtungskredit
bewilligt
• Und im gesetzlichen Rahmen sein.
7.ppt, FS09
8
Funktionen der Budgetierung
Controlling
 Double loop learning
New
Objective
Decision
Execution
Planning
Appraisal
7.ppt, FS09
Measure
ment
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Funktionen der Budgetierung
Problematik der
überlappenden
Budgetzyklen
For year 0
For year 1
For year 2
For year 3
For year 4
For year 5
In year 0
Execution &
under year
controlling
Short term
planning &
budget
approval
Mid-/LongTerm
financial
planning
Mid-/LongTerm
financial
planning
Mid-/LongTerm
financial
planning
Mid-/LongTerm
financial
planning
In year 1
Preparation
of financial
statements &
reporting
Execution &
under year
controlling
Short term
planning &
budget
approval
Mid-/LongTerm
financial
planning
Mid-/LongTerm
financial
planning
Mid-/LongTerm
financial
planning
Preparation
of financial
statements &
reporting
Execution &
under year
controlling
Short term
planning &
budget
approval
Mid-/LongTerm
financial
planning
Mid-/LongTerm
financial
planning
Preparation
of financial
statements &
reporting
Execution &
under year
controlling
Short term
planning &
budget
approval
Mid-/LongTerm
financial
planning
Preparation
of financial
statements
& reporting
Execution &
under year
controlling
Short term
planning &
budget
approval
Preparation
of financial
statements
& reporting
Execution &
under year
controlling
In year 2
In year 3
In year 4
In year 5
7.ppt, FS09
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Perspektiven der öffentlichen Budgets
Die drei Perspektiven
 Funktional  COFOG („Divisionen“, z.B. Gesundheit)
 Sachgruppen („by nature“)  z.B. Löhne, Spesen, Reparaturen
 Institutionell  z.B. Kantonsspital Winterthur
 Man kann jede Ausgabe (und Einnahme) allen dreien zuordnen
• Z.B. Lohn der Krankenpflegerin X
- Gesundheit
- Löhne
7.ppt, FS09
- Kantonsspital Winterthur
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Performance Budgets
„Globalbudgets“
 Traditionell sind Budgets riesige Zahlenwerke
 Politische Steuerung benötigt aber keine Details (z.B. Spesen an
der Kantonsschule X), sondern ist z.B. an den Ausgaben für
Gymnasien insgesamt interessiert
 Diese Ausgaben sind wiederum in Bezug zur Leistung/Wirkung
zu setzen
 Performance Budgets (oder outcome-based-budgets oder
output-based budgets)
7.ppt, FS09
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Performance Budgets
Weitere Reformelement, neben Leistungscharakter
 Mehrheitlich (ausser z.B. Steuerverwaltung) Saldobudget
• Nicht mehr Ausgaben und Einnahmen, sondern nur noch Saldo
wird im Budget genehmigt
• Verzicht auf detaillierte Budgetpositionen
 Verzicht auf strenge Jährlichkeit
• Übertrag von verschobenen Ausgaben auf Folgeperiode
möglich
 Erfolgsanteil bei Budgetunterschreitung („Gewinn“)
• Bleibt bei verantwortlicher Einheit
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Performance Budgets
Analogie zu Zero-Based-Budgeting
 Budgetierung auf Grund von Leistungsplänen (z.B. x Studenten
 y Lektionen  z Franken)
 Prioritätensetzung durch Elimination von bestimmten Prozessen
(z.B. keine Wahlfächer  weniger Lektionen)
7.ppt, FS09
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Performance Budgets
Voraussetzung: Definition von Produkten
 Produkt: Ein Produkt ist ein Gut oder eine Dienstleistung, die von
der Einheit produziert und externe Stellen geliefert wird (z.B. an
die Bürger/innen, Patienten etc.). Die Produktion des Guts oder
der Dienstleistung deckt sich mit dem Zweck der Einheit und ist
Teil ihrer Mission.
 Notwendig, da sonst Leistungsorientierung wegfällt.
7.ppt, FS09
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Kostenrechnung
Einführung erst mit NPM
 Performance Budgets
 Verrechnung von Leistungen (inkl. Projekte  IO!)
… erfordern Kostenrechnung.
7.ppt, FS09
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Kostenrechnung
Hauptkonzepte
 „Profit“centers u.ä.
 Interne Verrechnungen
 Preisberechnung/Kalkulation
7.ppt, FS09
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Kostenrechnung
„Profit“centers u.ä.
 Cost Center (CC): Organisationseinheit mit Kostenverantwortung
(z.B. Rechnungswesen, Generalsekretariat, IT Support)
 Profit Center (PC): Organisationseinheit mit
Ergebnisverantwortung, auch wenn dieses in der öff.
Verwaltung/IO gelegentlich ein begrenzter Verlust ist (z.B.
Institut, Motorfahrzeugkontrolle, Handelsregisteramt)
 Investment Center (IC): selten, PC zusätzlich mit
Investitionsverantwortung (z.B. Flughäfen  meist aber
verselbständigt oder gar privatisiert!)
7.ppt, FS09
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Kostenrechnung
Interne Verrechnung
 Interne Leistungsbezüge werden den Bezügern verrechnet
• z.B. IT-Account (z.B. ZHAW student account: CHF 650/Stud.)
 Zweck
• Verursacherprinzip
• Anreiz für sparsamen Leistungsbezug
 Problematik
• Pflichtkonsum interner Leistung bei günstigeren externen
Angeboten! (z.B. Raummiete Bund!)
• Abrechnungsaufwand
7.ppt, FS09
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Kostenrechnung
Preiskalkulation
Product costing
Cost
Work Unit A
Work Unit B
Material used
...
Total cost
CU/qty
90 CU/h
80 CU/h
Product 1
10 h = 900 CU
20 h = 1600 CU
250 CU
…
2800 CU
Product 2
15 h = 1350 CU
20 h = 1600 CU
50 CU
…
3090 CU
Number of units
1 project
35 lessons
Cost per unit
2800 CU
88.29 CU
…
Table 3.3
7.ppt, FS09
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Kostenrechnung
Hauptentwicklungsrichtung: Standardisierte
Produktpläne
 Zweck: Kostenvergleiche zwischen verschiedenen Anbietern
(z.B. verschiedene Spitäler)
• Kosteneinsparung (z.B. Standard-Kosten-Modell des
Deutschen Normenkontrollrats soll Kosten um 25% senken)
 Mittel: gleich Produktedefinitionen (z.B. DRG Disease Related
Groups)
 Problematik?
7.ppt, FS09
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Cash vs. accrual
Budgets sind traditionell „cash“
 Budget = Teil der Ausgabenbewilligung
• Ausgaben nicht Aufwände werden bewilligt
• Politisch „interessant“, da wählerrelevant
• IO: Politisch „interessant“, da inzwischen überwiegende
Finanzierung durch „Donations“  direkter Bezug zu Ausgaben
(z.B. WHO: Land X zahlt Impfprogramm in Afrika)
 Rechnungswesen war lange auch „cash“  Kongruenz
7.ppt, FS09
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Cash vs. accrual
Accrual Budgets
 Budget = Plan-Erfolgsrechnung
• Auch nicht cash-wirksame Positionen (z.B. Abschreibungen)
werden Bewilligung unterworfen  sinnvoll?
 Problem: Cash-wirksame Investitionen sind nicht mehr enthalten!
• Lösung: Budget umfasst
- Plan-Erfolgsrechnung („Laufende Rechnung“)
- Plan-Investitionsrechnung
7.ppt, FS09
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Rechnungsprüfung von Budgets
Rechnungsprüfung ist anders als private Revision!
 Private Revision: primär Abschlussprüfung (daneben wenige
Sonderaufgaben v.a. bei Konkurs etc.)
 Öffentlich-rechtliche Revision
• Prüfung Finanzhaushalt
- Alle Anträge an Parlament/Gemeindeversammlung
 auch Budgets!
• Abschlussprüfung
• Prüfung internes Kontrollsystem
• Wirkungsprüfung
7.ppt, FS09
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Case Mittelschulen
Mittelschulen im Kanton Zürich
 Erstes grösseres Globalbudget (> CHF 300 Mio./Jahr) ab 1997
• Wechsel zur Subjektfinanzierung (Schülerpauschale)
• Saldogenehmigung statt Detailbudget
• Aufhebung der strengen Jährlichkeit
 20 Schulen mit rund 2‘600 Mitarbeiter/innen
 „Teilautonomie“: unselbständige Anstalten
 Schulleitungen mit Tradition
7.ppt, FS09
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Case Mittelschulen
Herausforderungen
 Definition Produkte
 Stark divergierende Kosten der einzelnen Schulen
• Fehlende Kostenrechnung
• Problematik Schülerpauschale
 Leistungs- und Wirkungsindikatoren
7.ppt, FS09
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Case Mittelschulen
Produktedefinition
 Sehr detailliert? Sporttag, Theateraufführung, Studienreise ….
 Sehr pauschal? Mittelschule …
 Lösung
• Kernleistungen: Gymnasium, Handelsmittelschule,
Diplommittelschule
• Zusatzleistungen: Instrumentalunterricht, „Projekte“
• Hilft auch Kostenunterschiede zu glätten
7.ppt, FS09
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Case Mittelschulen
Divergierende Kosten
7.ppt, FS09
School
Cost per student (CHF)
Index (100 for cheapest school in sample)
1
15'834
123
2
15'934
124
3
16'729
130
4
15'285
119
5
14'336
112
6
15'358
120
7
15'084
118
8
14'518
113
9
15'902
124
10
15'351
120
11
14'729
115
12
13'634
106
13
15'449
120
14
16'412
128
15
15'597
122
16
15'219
119
17
14'499
113
18
16'761
131
19
12'834
100
20
28
15'749
123
Case Mittelschulen
Divergierende Kosten
 Erste Hypothese: Alter des Lehrkörpers  nur ein kleiner Teil
erklärt
 Zweite Hypothese: „Service Level“, d.h. Anzahl Lektionen
(Klassengrössen, Freifächer etc.)  bestätigt den grössten Teil
18000
Cost per Student
16000
14000
12000
10000
8000
6000
4000
2000
0
0
0.5
1
1.5
2
Lessons per Student
7.ppt, FS09
29
2.5
Case Mittelschulen
Divergierende Kosten
 Konsequenz: Anpassungspfade über 4 Jahre auf Mittelwert
 Geht nur bei gleichzeitiger Lehrplanreform  MAR
 Teilweise Stellenabbau, teilweise neue Stellen  personelle
Konsequenzen
7.ppt, FS09
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Case Mittelschulen
Leistungs- und Wirkungsindikatoren
 Unbestritten
• Schülerzahlen (Output)
• Zufriedenheit Schüler/innen (Outcome)
• Zufriedenheit Absolvent/innen 2 Jahre nach Matur (Outcome)
 Kontrovers:
• Studienerfolg auf Hochschulstufe
- Vorbereitung auf Hochschule ist zwar Auftrag
- Aber: Störeinflüsse!
7.ppt, FS09
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Case Mittelschulen
Leistungs- und Wirkungsindikatoren
 Störeinflüsse
• Am stärksten Wahl Studienfach
• Weniger, aber auch: Geschlecht
 Geringer Einfluss: Maturitätstypus
• Kein signifikanter Einfluss: Einzelne Schule
 Fazit: Ungeeignet als Wirkungsindikator der Mittelschulen
7.ppt, FS09
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Woche 7 und 8