Einfache Dokumentenverwaltung
Dr. Jochen Winkler
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Marl, den 23.01.2003
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Seite 1
Inhalt
 Dokumente und Objektverknüpfung
 Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter
 Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und
Ausfallkonzept
 Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)
 Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp. eLab)
 Vorteile für das Unternehmen
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Inhalt
 Dokumente und Objektverknüpfung
 Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter
 Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und
Ausfallkonzept
 Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)
 Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)
 Vorteile für das Unternehmen
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Dokumente
 Geschäftsdokumente (Anforderungen, Bestellungen, Lieferavis,...)
 Spezifikationen, Ausschreibungen, Pflichtenhefte,...
 Produktdaten (Produktbeschreibungen, Gebrauchsanweisungen,
Bedienungshinweise, Packungsbeilagen,
Anwendungsdokumentationen,...)
 Arbeitsergebnisse (Forschungsberichte, Analyseergebnisse,
Konzepte, Spektren, CAD-Zeichnungen, Konfigurationen, Bilder, ...)
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Dokumentenformate
 Browserlesbare Formate (z.B. mit plug-ins)
 html
 pdf
 doc, xls, ppt
 sxw, sxc, sxi
 jpg, gif, tiff, bmp
 xml, xsl
 java
 mpeg
 wmp
 CAD…, z.B. chemische Formeln
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Dokumentenverknüpfung
 Geschäftsdokument, z.B. Untersuchungsbericht ist beispielsweise
verknüpft mit
 Textdokumenten (darunter z.B. Methodenbeschreibung)
 Bildern
 Spektren
 Tabellen
 Faktura
 Dokument, z.B. Methodenbeschreibung ist beispielsweise verknüpft
mit
 Geschäftsdokumenten
 Spektren…
D.h. es gilt eine n : m Beziehung.
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Inhalt
 Dokumente und Objektverknüpfung
 Dokumentenhierarchie, Schlagwörter
 Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und
Ausfallkonzept
 Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)
 Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)
 Vorteile für das Unternehmen
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Dokumentenhierarchie und Schlagwörter
 Dokumente können entsprechend eines Thesaurus in einen Hierarchiebaum
eingeordnet werden, z.B.
 Entwicklungsberichte

Anstriche

wetterfeste Anstriche
 Außerdem oder stattdessen können Dokumente mit Schlagwörtern versehen
werden, z.B.



bleihaltig
wasserlöslich
…..
 Zusätzlich können Hierarchieknoten und Dokumente klassifiziert und
attributiert werden.
 Dokumente können miteinander verknüpft werden.
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Inhalt
 Dokumente und Objektverknüpfung
 Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter
 Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und
Ausfallkonzept
 Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)
 Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)
 Vorteile für das Unternehmen
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Aufbau eines einfachen Dokumentenservers
 Betriebssystem Windows oder Linux
 Einrichtung eines hierarchischen Fileverzeichnisses, z.B. periodisch
geordnet.
 Wahl geeigneter Datei – Idente, z.B. eineindeutige Nummern und
zusätzlich aussagefähiger (ASCII) Beschreibungen. Dabei können die
betriebssystemabhängigen Dateilängen ausgeschöpft werden.
 Verfügbarkeit des Dokumentenservers im LAN für R/3, Webserver und
Dokumentenquellen, z.B. Laborgeräte.
 Die Verknüpfung der Dokumente zu den Geschäftsprozessen
(Wiederauffindbarkeit) erfolgt ausschließlich im R/3 und wird auf den
Webserver gespiegelt.
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Langzeitspeicherung
 Bei Generationwechsel des Betriebssystems ist der
Dokumentenserver upzudaten.
 Dabei sollte nach längerer Zeit auch eine Umspeicherung der
Dokumente auf eine neue Hardware vorgenommen werden.
 In größeren Abständen sind die Formate der Dokumente zu prüfen und
gegebenenfalls auch upzudaten.
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Ausfallkonzept
 Heiße Redundanz durch 2. Server (z.B. Raid-System)
 Kalte Redundanz durch


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CD oder DVD Kopien
2. Festplatte
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 Dokumente und Objektverknüpfung
 Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter
 Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und
Ausfallkonzept
 Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)
 Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)
 Vorteile für das Unternehmen
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Systematisierung in Baumstruktur
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Administration in Excel
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Administration in Excel

Pflege des Menübaumes in Excel

Aus Excel heraus erfolgt:
 Aktualisierung der Datenbank
 Aktualisierung der Benutzeroberfläche
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 Dokumente und Objektverknüpfung
 Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter
 Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und
Ausfallkonzept
 Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)
 Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)
 Vorteile für das Unternehmen
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aaa
Vertraulich
Analytisch Technische Services
Industriepark Wolfgang GmbH, Rodenbacher Chaussee 4, D-63457 Hanau
Herrn Dr. Elvira Schulze
FE-PC
Schöne Straße 1
D 63543 Neuberg
Key Account:
Tel.
Email:
Otto
+49 (0) 6181-59-1234
[email protected]
Labormanager:
Dr. Eberhard Busker
Laborbezeichnung:
Massenspektrometrie
Tel.
+49 (0) 6181-59-3946
Email:
[email protected]
Verteiler:
[email protected]
Auftragsabschluß:
09.09.2002
Prüfbericht Nr. 1LW.0200459
Auftragsdatum:
Auftrags-/Bestellnummer:
Produktbezeichnung:
05.09.2002
87346587658
Forschungsansatz
Freigabe Auftrag:
Dr. Eberhard Busker
Es wurden die beiden angelieferten Proben des
Forschungsansatzes analysiert. Die Ergebnisse entnehmen Sie bitte
der Tabelle.
Ergebnisse:
Nr.
Labor
Probenbezeichnung Leistung
Prüfgröße / Merkmal
Charge
Spezifikation
Proben-ID
Prüfvorschrift
1
LCMS
Fi_73_2002
02000347
1
Chrom
Bemerkung
Ergebnis / Ergebnisunsicherheit
Strukuraufklärung LC-MS
Struktur
Stark verunreinigt
Vereinbar mit Glucose
SOP-LCMS-007
HPLC-Reinheitsbestimmung
Gehalt
90  0,5 %
SOP Chrom-005
2
Fi_74_2002
02000348
2
Chrom
Strukuraufklärung LC-MS
Struktur
Vereinbar mit Glucose
SOP-LCMS-007
HPLC-Reinheitsbestimmung
Gehalt
99  0,5 %
SOP Chrom-005
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Bei beiden Proben handelt es sich um Glucose. Wie vermutet ist die
Probe Fi_73_2002 stark verunreinigt.
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Integration von Web, R/3 und Dokumentenserver
Webbrowser
FTP
Dokumentenserver
FTP
SAP
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Zuordnung Dokumente

Dokumente können folgenden Objekten zugeordnet werden:
 Auftragskopf
 Probe
 Stammdaten (Dienstleistungen)
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Zugriff über Webbrowser und SAPGUI
 Zugriff vom SAP lesend und schreibend
 Zugriff vom Webserver über Browser lesend
und schreibend
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Seite 23
Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen
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Seite 24
Zugriff vom Webserver – Dokumente hinzufügen
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Zugriff vom Webserver – Dokumente ansehen
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Speicherung beliebiger Dokumente
 Alle Arten von Dokumenten sind verwendbar
 Browser lesbare Formate empfohlen
 Bilder (jpg, gif, bmp)
 Acrobat (pdf)
 Word (doc)
 Excel (xls)
 usw.
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Seite 27
Zugriff vom SAP R/3 – Anzeige der Dokumente aus Web
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Seite 28
Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente
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Seite 29
Zugriff vom SAP R/3 – Hinzufügen neuer Dokumente
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Seite 30
Inhalt
 Dokumente und Objektverknüpfung
 Klassifizierung, Merkmalsleisten, Schlagwörter
 Aufbau des Dokumentenservers, Langzeitspeicherung und
Ausfallkonzept
 Einfache Dokumentenverwaltung ohne SAP (Bsp.: Ineos)
 Integration von Web-, R/3- und Dokumentenserver (Bsp.: eLab)
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Warum sollten Sie jwConsulting in Ihre Projekte einbeziehen ?
jwConsulting hat Erfahrungen und praxiserprobte Lösungen bei
 dem Aufbau einfacher Dokumentenserver
 der Verwaltung von Dokumenten mittels R/3 und Webservern
 der betriebswirtschaftlich richtigen Verknüpfung von Dokumenten mit
Geschäftsprozessen
 der Kopplung von R/3 Systemen mit Webservern und der dafür
notwendigen Stammdatensynchronisation
 der Nutzung von Webbrowsern ohne Lernaufwand
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Seite 32
Was wäre Ihr Vorteil bei der Einbeziehung von jwConsulting?
Ihr Vorteil wäre
 eine professionelle Beratung und Projektarbeit in der Chemie,
Pharmazie und Medizin,
 web- und/oder R/3 basierte Speziallösungen entsprechend Ihrer
Anforderungen,
 eine garantierte Termineinhaltung und
 ein vorher vereinbartes Kostenbudget.
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