III | Unsere Grundsätze
Unsere Grundsätze
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n den letzten Jahren hat sich das Stiftungswesen
im Allgemeinen, die Verwaltung von Stiftungen
im Besonderen zunehmend professionalisiert.
Ein Motor dieser Entwicklung war von Anfang an
die Deutsche Stiftungsagentur. So zählen wir z.B.
zu den ersten professionellen Dienstleistern im Stiftungswesen, die ihre „Grundsätze guter Treuhandpraxis“ formuliert und hinsichtlich der Transparenz
innerhalb der Stiftungsverwaltung Maßstäbe gesetzt haben.
Im einzelnen befolgen wir folgende Grundsätze hinsichtlich:
1. der Kompetenz,
2. der Unabhängigkeit,
3. des Vier-Augen-Prinzips / der Binnenkontrolle,
4. der Effizienz,
5. der Transparenz und
6. der Vertragsgüte
1. Kompetenz
Die Effizienz einer Stiftung hängt maßgeblich von ihrer sachgerechten und kompetenten Verwaltung
ab. Unabdingbar ist das zivil- und steuerrechtliche Know-how. Wir verpflichten uns, den Grundsatz
der Kompetenz durch kontinuierliche Fortbildung der Mitarbeiter, interne Managementkonferenzen
und die Entwicklung neuer Standards für die effiziente Stiftungsverwaltung zu befolgen.
Abgesehen von dem persönlichen Gespräch mit dem Stiftungsverwalter
sollten für Sie – sofern Sie einen Stiftungsverwalter suchen –
u.a. folgende Kriterien maßgeblich sein:
• das Vorhandensein der notwendigen Berufsträger (Steuerberater, Rechtsanwälte)
in der Verwaltung
• die Anzahl der verwalteten Stiftungen
• die Kosten für die Verwaltung in Abhängigkeit der erbrachten Leistungen
• Referenzen (von Kunden, durch Veröffentlichungen bzw. Fachbeiträge in Zeitungen/Zeitschriften,
Referenten- oder Dozententätigkeiten, Nennungen in Zeitungs- oder Zeitschriftenartikeln)
Der Kompetenzgrad eines professionellen Stiftungsverwalters zeigt sich u.a. daran,
ob er die hier aufgeführten Leistungen im Rahmen der Verwaltung anbietet:
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Ausführung der Beschlüsse der zuständigen Stiftungsorgane/-gremien (i.d.R. wird es der
Vorstand sein) bzw. der Anweisung des Stifters hinsichtlich Zweckrealisierung, Mittelverwendung, Rücklagenbildung, Geldanlage etc. nach vorhergehender Prüfung, ob Satzungskonformität vorliegt
laufende Buchführung durch Fachpersonal
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... Kompetenz
• Erstellung eines Haushalts-/Wirtschaftsplans
• Abwicklung des gesamten Zahlungsverkehrs gemäß Satzung bzw. aufgrund der Beschlüsse des
zuständigen Organs/Gremiums bzw. Weisung des Stifters
• Wiederanlage des Stiftungsvermögens bei Fälligkeiten nach Beschluss des zuständigen Organs/
Gremiums bzw. Weisung des Stifters
• Erstellung eines Jahresabschlusses (Bilanz, inkl. Gewinn- und Verlustrechnung und Tätigkeitsbericht) durch entsprechende Berufsträger (z.B. Steuerberater)
• Korrespondenz mit Finanz- und Stiftungsbehörden, den Begünstigten, kontoführenden Geldinstituten
• Abwicklung notwendiger Behördengänge
• Zustellung des Jahresabschlusses an den Stifter bzw. die zuständigen Organe/Gremien der
Stiftung
• regelmäßige Erstellung der Steuererklärung durch entsprechende Berufsträger (z.B. Steuerberater)
• Einfordern von Zuwendungsbestätigungen der begünstigten Organisation(en)
• Protokollierung und Bearbeitung von Gesprächen mit den Stiftern bzw. Organ-/Gremienmitgliedern,
Behörden, Projektpartnern, Begünstigten, Banken etc.
• Weiterleitung von Projektdokumentationen an den Stifter bzw. die zuständigen Organe/Gremien der Stiftung
• Weiterleitung aller stiftungsrelevanten Schreiben seitens der kontoführenden Bank und der begünstigten Organisationen an den Stifter bzw. die zuständigen Organe/Gremien der Stiftung
• laufende Ausstellung von Zuwendungsbestätigungen
• Adress- und Spendenmanagement, Recherche von Spenderadressen, Erstellung von Zweitschriften für Zuwendungsbestätigungen
• Bearbeitung von steuerrechtlichen Fragen des Stifters oder Organ-/Gremienmitgliedern durch
entsprechende Berufsträger
• Bearbeitung von stiftungsrechtlichen Fragen des Stifters oder Organ-/Gremienmitgliedern durch
entsprechende Berufsträger
• Vorbereitung und Einberufung von Organ-/Gremiensitzungen, Erstellung von Tagesordnungen,
Protokolldienst, Nachbereitung
• Fundraising-Beratung
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... Kompetenz
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Übernahme von Geschäftsführungsaufgaben
Projektsuche, -beratung und -abwicklung bei operativ tätigen Stiftungen
Entwicklung eines Antragswesens, Antragsbearbeitung
Entwicklung von Fördergrundsätzen
Projektmanagement
Vor- und Nachbereitung von Einzelfallhilfen und Auslandsförderung durch umfangreiche Dokumentationen
Verwaltung von Immobilienvermögen
Organisation der Grabpflege im Rahmen des § 58 Nr. 5 AO
Nachlassberatung durch entsprechende Berufsträger
Testamentsgestaltungen durch entsprechende Berufsträger
Übernahme oder Vermittlung von Testamentsvollstreckungen
Dieser Leistungskatalog, soll er verantwortungsbewusst und effizient
angeboten werden können, setzt einen entsprechenden Personalstamm
voraus sowie den Einsatz spezieller Softwarelösungen; zudem ist für die
ordnungsgemäße Verwaltung die Erreichbarkeit der handelnden Personen
zu den üblichen Geschäftszeiten unabdingbar.
... Kompetenz
2. Unabhängikeit
Wir verfolgen keine eigenen Interessen hinsichtlich des Stiftungszweckes und der Geldanlage. Im Mittelpunkt stehen bei uns die Wünsche und Ziele der Stifter und Stiftungen. Insofern
können wir uns ohne Vorbehalt in den Dienst Ihrer Stiftung stellen und Ihren Willen als Stifter
erfüllen. Dies ist oberste Richtschnur unseres Handelns – ohne Wenn und Aber.
Unsere Unabhängigkeit garantiert Ihnen die Unabhängigkeit Ihrer Stiftung!
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3. Vier Augen sehen mehr als zwei
Wir halten das Vier-Augen-Prinzip in allen Belangen der Stiftung für unabdingbar. Das bedeutet
primär, dass die Stiftungsverwaltung (Buchführung, Jahresabschluss, Steuererklärung, Zweckrealisierung) strikt von der Vermögensverwaltung bzw. Geldanlage zu trennen ist. Aus
diesem Grund bietet die Deutsche Stiftungsagentur in ihrer Funktion als Stiftungsverwalter keine
eigene Vermögensverwaltung, Geldanlage etc. an – als beinahe einziger Stiftungsverwalter in
Deutschland!
Für Sie hat diese Trennung den Vorteil, Ihre Hausbank einbinden zu können –
was wiederum innerhalb der Stiftung zu einer effektive Binnenkontrolle führt:
die Stiftungsverwaltung kontrolliert effektiv (weil unabhängig) die
Vermögensverwaltung bzw. Geldanlage und umgekehrt. Darüber hinaus fördert
dieses Vorgehen die Transparenz in der Verwaltung und zuletzt geht es einher
mit einer erhöhten Diversifizierung in der Geldanlage. Auch wenn eine solche
Trennung mit einem sehr viel höheren Verwaltungsaufwand einhergeht:
die Vorteile überwiegen – zumal wir den Stiftungen diesen Aufwand
nicht gesondert in Rechnung stellen.
... Kompetenz
4. Effizienz
Die Effizienz innerhalb der Stiftungsverwaltung bedeutet für uns nicht, die Leistungen im Rahmen der
Verwaltung zu reduzieren, bedeutet auch nicht, Standards einzuführen, denen sich alle Stiftungen
unterzuordnen haben, so dass sie nicht mehr zu unterscheiden sind. Effizienz bedeutet für uns, auf
der einen Seite der Individualität der einzelnen Stiftung und den speziellen Wünschen des Stifters
Rechnung tragen zu können, auf der anderen Seite die dafür mitunter detailreichen Abläufe dergestalt zu optimieren – u.a. durch den Einsatz spezieller Softwarelösungen –, dass die Verwaltung
sparsam und wirtschaftlich durchgeführt werden kann.
Die Effizienz unserer Verwaltung bedeutet für Ihre Stiftung, mit
einer vergleichsweise geringen Verwaltungspauschale rechnen zu können;
das wiederum bedeutet, dass sie mehr Mittel für den steuerbegünstigten
Zweck zur Verfügung hat.
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5. Transparenzgebot
Transparenz ist bei uns selbstverständlich, das betrifft sowohl unsere Verträge als auch unsere Gebührenstruktur; apropos: die Deutsche Stiftungsagentur bezieht von keiner Bank, keiner
Sparkasse und keinem Finanzdienstleister etc. Provisionen – weder „Kick-backs“ hinsichtlich der
Ausgabeaufschläge noch Bestandsprovisionen oder ähnliches. MiFID ist für die Deutsche Stiftungsagentur kein Thema. Wo und zu welchen Konditionen das Geld der von der Deutschen
Stiftungsagentur betreuten Stiftungen angelegt wird, bestimmt der Stifter in Absprache mit dem
Kundenberater seiner Hausbank. Die Deutsche Stiftungsagentur „lebt“ von ihren offen kommunizierten und vertraglich fixierten Vergütungen. Sie verdient ansonsten kein Geld mit dem Vermögen der von ihr verwalteten Stiftungen.
Um das Transparenzgebot nachhalten zu können, sollte man sich als Stifter
bzw. Stiftung mögliche Interessenkonflikte vor Augen führen, die es im Bereich
der Stiftungsverwaltung durchaus geben kann, wenn der Verwalter z.B.
• eine steuerbegünstigte Organisation, Kommune oder dergleichen ist, die eigene Zwecke verfolgt,
eine eigene Vermögensverwaltung oder -beratung aufgebaut hat,
• das von ihm verwaltete Stiftungsvermögen poolt, um den Verwaltungsaufwand zu verringern,
• eine oder mehrere „Hausbanken“ hat, mit denen er bevorzugt zusammenarbeitet,
• Rückvergütungen bzw. Bestandsprovisionen erhält und aus der Anlage der Stiftungsgelder daher zumindest mittelbar Einnahmen erzielt,
• Immobilien über eine Tochtergesellschaft vermittelt,
• Versicherungen vermittelt etc.
Diese Kriterien sind keinesfalls Ausschlusskriterien; sie können geradezu ein
besonderer Ausdruck des diversifizierten Angebots im Kundeninteresse sein
(„one face to the customer“), da viele Kunden derartige Zusatzangebote aus
einer Hand häufig bevorzugen. Ein gutes Beispiel ist hierfür die mit der
Deutschen Stiftungsagentur verbundene Deutsche Nachlass. Wünschenswert ist
jedoch eine völlige Transparenz und Offenlegung der damit verbundenen
(wirtschaftlichen) Interessen und möglichen Konflikte.
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Unsere Grundsätze
... Kompetenz
6. Vertragsgüte
Die Sachkunde und Erfahrung eines Stiftungsverwalters spiegeln sich auch in dem von ihm verwendeten Vertragswerk und den Allgemeinen Geschäftsbedingungen wider. Nicht selten gilt hier
der Grundsatz: Je detaillierter das Vertragswerk – insbesondere im Bereich der Treuhandstiftungen –, desto besser wird es sein, da sich erfahrungsgemäß in dem Detailreichtum die Erfahrung des Dienstleisters niederschlägt. Die von der Deutschen Stiftungsagentur verwendeten und
über Jahre hin entwickelten Verträge und Satzungen im Treuhandbereich setzen Maßstäbe und
bieten dem Stifter maximale Flexibilität: So kann er beispielsweise jederzeit unter Wahrung der
Steuerbegünstigung alle Details seiner Stiftung durch einseitige Erklärung ändern.
Unsere Verträge sehen für Sie als Stifter bzw. Stiftung eine dreimonatige
Kündigungsfrist vor. Und: Sie können kündigen ohne Angabe von Gründen.
Vergleichen Sie: Wer bietet Ihnen diese Konditionen?
... Kompetenz
Fazit:
Wir möchten durch unsere Leistung überzeugen.
Gelingt uns dies, fühlen Sie sich bei uns wohl und bleiben gern bei uns;
gelingt uns dies nicht, sollten Sie jederzeit die Möglichkeit haben,
zu einem anderen Stiftungsverwalter zu wechseln.
Vertrauen braucht Kontinuität in der Beziehung und immer
wiederkehrende Bestätigungen, dass es zurecht gegeben wurde.
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Checkliste