Professionelles Projektmanagement
in der Praxis
Veranstaltung 3 – Teil 2 (05.05.2008):
Projektplanung 1 mit MS Project 2007
SS 2008
Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2008 Dr. Harald Wehnes
Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia
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kubus IT
IT-Unterstützung im Projektmanagement
 Vielfältige Toolunterstützung möglich/notwendig
 Typische PM-Software-Funktionen









Planung: Projektstruktur, Arbeitspakete, Projektablauf, Termin-,
Kapazitäts- und Kostenplanung
Ressourcenmanagement
Projektüberwachung und -steuerung: Projektfortschritt,
Ressourcen-/ Kostenentwicklungen
Dokumentenmanagement
Kommunikationsmanagement / Collaboration
Multiprojekt-/ Portfolio-Management
Unterstützung von Arbeitstechniken, z.B. Mind-Mapping
Software für spezielle Aufgaben, z.B. Risiko- oder QualitätsManagement
Zeiterfassung der Projektarbeit
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kubus IT
Kategorisierung der PM-Tools
Enterprise Projektmanagement-System
Multi-Projektmanagement-Systeme
 planungsorientiert
 prozessorientiert
 ressourcenorientiert
Portfoliomanagement
Ressourcenmanagement
(unternehmensweit)
Programmmanagement
Programmcontrolling
Einzel-PM-Software
Projektplanung
Projektcontrolling
Collaboration
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Projektteamkommunikation:
PM-Portale mit Groupware,
Dokumentenmanagement
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kubus IT
PM-Tool-Markt
 Produktmarkt: sehr intransparent
 Marktprodukte













Augeo5 (Augeo)
Artemis Views (Artemis)
Collinor IRP (Collinor)
GanttProject (Open Source-Tool)
MS Office Project 2007 (Microsoft)
Open Plan (Welcon)
P3 (Primavera)
PHProjekt (Open Source-Tool)
Planview (Planview)
Project Scheduler (Scitor)
projektplace.de
Results Management (ABT)
Superproject (CA)
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kubus IT
MS Project 2007
 Am meisten verwendete Projektmanagement-Software:
> 3 Millionen Anwender
 Versionen


Früher:
MS Project 98, MS Project 4.0, MS Project 2000 / 2002,
MS Office Project 2003
Seit Anfang 2007:
MS Project Standard 2007
MS Project Professional 2007
MS Project Server 2007
 Aufbau ähnlich MS Excel a leicht erlernbar;
Aufgabenlisten-Import von Outlook/Excel möglich
 Projektberater: interaktiver Planungsleitfaden zur
Projektunterstützung, geeignet für schnellen Einstieg
 Unternehmensweites PM mit Rollen-basiertem Ansatz
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kubus IT
Möglichkeiten von MS Project
 Projektdaten




Erfassung
Verwaltung
Veränderung
Auswertung
 Verschiedenste Möglichkeiten der Projektdarstellung




Gliederungen
Diagramme
Netzpläne
Berichte
 Von MS Project unterstützte Projektphasen:
Planung
Durchführung
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Abschluss
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kubus IT
Anwendungsfenster von Microsoft Project
Menue-Leiste
Symbol-Leiste
Zeitskala
Aktive Zeile
Teilungsbalken
Tabellen-Ansicht
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Grafik-Ansicht
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kubus IT
Arbeiten mit dem „Projektberater“
Ein-/Ausblenden
Projektberater
Der Projektberater gibt Hilfestellungen in der Projektarbeit:
•
Neuanlage eines Projektes
•
Überwachung eines laufenden Projektes
•
Erstellung von Projektberichten
Projektberater
Tabellen-Ansicht
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Grafik-Ansicht
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kubus IT
Vorgehensweise
1.
MS Project starten und Menü-Punkt „Datei – neu“ aufrufen
2.
Projekt-Info eingeben: „Basis-Termin“
3.
4.
Projektkalender einrichten
Vorgänge
Neue Project-Datei mit Namen „Projekt1“ wird erzeugt
Anmerkung:
Basis-Termin nur über Menüpunkt „Projekt – Projekt-Info“ ändern




5.
6.
7.
8.
eingeben
gliedern
mit Dauer versehen
verknüpfen
Meilensteine und Termine festlegen
Ausdruck der Projektpläne, Diagramme und Übersichten
Speichern der erzeugten Projekt-Datei (Name vergeben)
Beenden von MS Project
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kubus IT
Beispiel: Einführung einer PM-Software
Arbeitspakete
Dauer
Vorgänger
1. Anforderungen definieren
2t
2. Angebote einholen
1w
1
3. Auswahl der PM-Software
4t
2
4. Präsentation und Mittelfreigabe
0t
3
5. Installation der Software auf Server
1t
4
6. Installation der Software auf Clients
3t
4
7. Schulung vorbereiten
2t
4
8. Schulung der Anwender
2t
5;6;7
9. Abschluss mit Feier
0t
8
Achtung: 1w = 5t (Arbeitstage)
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kubus IT
Projektkalender einrichten
1.
2.
3.
Menuepunkt Extras
Arbeitszeit ändern
Termin wählen und unter Reiter
Ausnahmen dessen Namen eingeben
Ergänzend
kann man zu jeder Ressource einen eigenen Ressourcen-Kalender einrichten
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kubus IT
Eingabe der Vorgänge
Balkendiagramm wird automatisch generiert
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kubus IT
Darstellung des kritischen Pfades
1.
2.
3.
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Menuepunkt Ansicht
Weitere Ansichten
Balkendiagramm: Einzelheiten
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kubus IT
Ergänzung durch Sammelvorgänge/Phasen
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kubus IT
Aktuelle Ansicht drucken (Hardcopy)
1.
2.
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kubus IT
Aufgabe 3: Projektplanung I (1)
Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom
Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative
Internet-Unternehmen spätestens zum 30.06.2008 online geht
Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten!
1. Erstellen Sie einen objektorientierten, einen funktionsorientierten und einen
gemischt-orientierten Projektstrukturplan in Organigrammform.
2. Wählen Sie einen PSP aus und erstellen Sie dazu alle Arbeitspakete
Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes
Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (mindestens 78 h für
Informatiker; mindestens 39 h für Nicht-Informatiker) eingehalten werden. Die
Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen
3. Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2007 ein
und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp
4. Die Ergebnisse von 1. - 3. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der
Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in
der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen
5. Erstellen Sie die Kapitel 5 und 6 des Projektberichtes (Transferprojekt)
6. Präsentation durch PLs der Teams 4 am 19.05.2008
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kubus IT
Aufgabe 3: Projektplanung I (2)
Die offizielle Planabnahme (Meilenstein) erfolgt am
Mittwoch, 14.05.08 im Video-Lab (A205; L3):
15:00 Team 1
15:15 Team 2
15:30 Team 3
15:45 Team 4
16:00 Team 5
Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die folgenden Planungen
zur Freigabe vorzulegen:
 Phasenplan, Meilensteinplan
 Grafische Darstellung des Phasenplans mit den Meilensteinen
 Projektstrukturplan mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder
Um den vorgegebenen Termin 30.06.2008 einzuhalten, ist nach Erstellung des
Projektplanes umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen.

Ab sofort ist ein wöchentlicher „jour fixe“ mit Protokoll durchzuführen





Der jeweils verantwortliche PL erstellt das wöchentliche Protokoll.
Bitte folgende Namenskonvention beachten:
„P_n-Team_x.doc“ ist das n-te Protokoll von Team x
Die jour fixe-Protokolle werden Bestandteile der Projektdokumentation
Die Arbeitszeiten jedes Teammitglieds sind mit dem
Zeiterfassungsformular zu erfassen
15.05.2008: Abgabetermin für die drei Dateien
BP1-Team_x .mpp, Plan1-Team_x .ppt, P_1-Team_x.doc
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kubus IT
zu Aufgabe 3: Projektbericht (3)
5. Phasenplanung
5.1 Beschreibung der Projektphasen
Erläuterungen zum Inhalt der Projektphasen.
5.2 Meilensteinliste
Beschreibung, Terminierung und Status der Meilensteine.
5.3 Veranschaulichung der Projektphasen
Grafische Darstellung der Phasen und Meilensteine
6. Projektstrukturplan
6.1 Darstellung und Codierung des PSP
Beispiel eines grafischen PSP mit Codierung inklusive Wurzelelement und Begründung
der gewählten Orientierung/Art.
6.2 PM im PSP
Beschreibung der im PSP dargestellten PM-Aufgaben
6.3 Arbeitspaketbeschreibung
Beschreibung der Arbeitpakete des PSP (nicht PM-Aufgaben)
Inhaltliche Anforderungen kursiv
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kubus IT
Aufgabe 3: Gliederungsvorgabe
für die Präsentation (4)




Projektsteckbrief
Phasenplan
Meilensteinplan
Projektstrukturpläne






Datei: Plan1-Team_x .ppt
Objektorientierter PSP
Funktionsorientierter PSP
Gemischter PSP
Arbeitspakete (Einzelbeschreibungen)
Basisplan in MS Project (Screenshot)
Erfahrungen


Projektarbeit
MS Project 2007
Präsentationen des PL des Teams 4 in der nächsten Vorlesung
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kubus IT
Aufgabe 3: Projektplanung I (5)
 Wichtige Tipps zur Durchführung von Aufgabe 3:



Durchgängigkeit: PSP – APs – Basisplan!
APs sind „Blätter“ des PSP und gehen als Vorgänge in den
Basisplan ein
Zur Basisplanerstellung (MS Project)
•
•
•
•
•
•


Beginn mit den frühesten Vorgängen
Sammelvorgänge erhöhen die Übersichtlichkeit
Meilensteine nicht vergessen!
Meilensteine i.a. nur zu den wichtigsten Sammelvorgängen
Nicht mehrere Meilensteine zum gleichen Termin
Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen voraus, dass bestimmte
zugehörige Vorgänge abgeschlossen sind
Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken
Folien immer mit Fußzeile: Name/Team, Datum, Titel,
Seitenzahl
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kubus IT
Jour fixe-Protokolle und Zeiterfassung
 Jour fixe-Protokolle


Besprechung der Vorlage
Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Ergebnisse
anhand des Protokolls nachvollziehen können
 Arbeitszeitnachweise


Besprechung der Vorlage
Für jeden Monat sind die geplanten Soll-Stunden einzutragen;
Vergleich Ist/Soll erfolgt am Projektende
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kubus IT

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