Rechnungswesen an der UWH
Symposium kaufmännisches Rechnungswesen für Hochschulen
Peter Kallien, Geschäftsführer Private Universität Witten/Herdecke gGmbH
29. Oktober 2007
AGENDA
Die UWH als Organisation
Das Rechnungswesen im Überblick
Der Planungsprozess im Detail
Die kritische Bewertung
© Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007
2
Die UWH als gGmbH
Allgemeine Vorbemerkungen zum Rechnungswesen an der Universität Witten/Herdecke
Eckpunkte
Rechnungswesen
Allgemein
 Die UWH ist als gGmbH strukturiert
 Kaufmännisches Rechnungswesen (Doppelte
Buchführung, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz
etc.) zur Planung, Steuerung und Kontrolle
 Externe Revision und Prüfung
© Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007
Speziell
 10 Jahre Erfahrung mit eigenverantwortlichen
Kostenbudgets in den Fakultäten/Bereichen
 Interne Abstimmung mit den Dekanen und
Bereichsleitern
 Benutzerorientierte Weiterentwicklung
3
Bilanz Geschäftsjahr 04/05
Aktiva
Passiva
30.9.2005
TEUR
TEUR
30.9.2005
TEUR
A. Anlagevermögen
A. Eigenkapital
I. Immaterielle Vermögensgegenstände
Gewerbliche Schutzrechte und ähnliche Rechte und Werte
sowie Lizenzen an solchen Rechten und Werten
II. Sachanlagen
1. Grundstücke, grundstücksgleiche Rechte und Bauten
einschließlich der Bauten auf fremden Grundstücken
2. Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung
III. Finanzanlagen
1. Anteile an verbundenen Unternehmen
2. Beteiligungen
3. Wertpapiere des Anlagevermögens
I. Gezeichnetes Kapital
78
15.375
1.726
282
32
29
B. Umlaufvermögen
I. Vorräte
1. Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
2. Unfertige Erzeugnisse
3
385
II. Zweckgebundene Rücklagen
B. Sonderposten für Investititonszuschüsse zum
Anlagevermögen
31
2.853
2.884
14.156
17.101
C. Rückstellungen
1. Steuerrückstellungen
2. Sonstige Rückstellungen
343
17.522 D. Verbindlichkeiten
1. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen
2. Verbindlichkeiten gegenüber verbundenen Unternehmen
3. Sonstige Verbindlichkeiten
--davon aus Steuern EUR 9.087,85 (i. Vj. EUR 2.489,40)---davon im Rahmen der sozialen Sicherheit
EUR 1.451,26 (i. Vj. EUR 7.023,13)-388
86
1.078
1.164
1.100
1
2.366
3.468
II. Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände
1. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
2. Forderungen gegen verbundene Unternehmen
3. Forderungen gegen Unternehmen, mit denen ein
Beteiligungsverhältnis besteht
4. Forderungen gegen Gesellschafter
5. Sonstige Vermögensgegenstände
III. Kassenbestand und Guthaben bei Kreditinstituten
C. Rechnungsabgrenzungsposten
D. Treuhandvermögen
© Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007
E. Rechnungsabgrenzungsposten
1.377
14
20
1.170
2.177
1.595
4.758
538
5.683
61
23.266
302 F. Treuhandverbindlichkeiten
23.266
302
4
Gewinn- und Verlustrechnung Geschäftsjahr 04/05
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Erträge aus Spenden und Stiftungen
Erträge aus Sponsoringverträgen
Erträge aus Forschungsförderung
Erträge aus Zuwendungen des Landes NRW
Erträge aus Kostenbeteiligung der Studierenden
Umsatzerlöse der Zahnklinik
Minderung des Bestands an unfertigen Leistungen
Sonstige betriebliche Erträge
9.
Materialaufwand der Zahnklinik
a) Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und
für bezogene Waren
b) Aufwendungen für bezogene Leistungen
Personalaufwand
a) Löhne und Gehälter
b) Soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung
Abschreibungen auf immaterielle Vermögensgegenstände des
Anlagevermögens und Sachanlagen
Sonstige betriebliche Aufwendungen
Erträge aus Beteiligungen
Sonstige Zinsen und ähnliche Erträge
Abschreibungen auf Finanzanlagen
Zinsen und ähnliche Aufwendungen
Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit
Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
Jahresfehlbetrag
Entnahmen aus zweckgebundenen Rücklagen
Einstellungen in zweckgebundene Rücklagen
Bilanzgewinn
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
21.
22.
© Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007
2004/2005
TEUR
TEUR
6.868
927
3.136
3.834
1.951
5.514
-60
5.826
27.995
578
1.870
2.449
15.161
2.697
17.857
893
7.100
0
67
1
8
-246
45
-292
1.106
815
0
5
Das Rechnungswesen orientiert sich an der
Organisationsstruktur
Angepasster Ausschnitt des Organigramms der UWH
Prinzipdarstellung
Kaufmännische
Geschäftsführung
Controlling
Rechnungswesen
Personalabteilung
Unterstützende
Bereiche
Fakultät für Medizin
Fakultät für ZMK
Wirtschaftsfakultät
Fakultät für das
Stufu
Sonstige Bereiche
Dekan
Dekan
Dekan
Dekan
Bereichsleiter
Betriebswirtschaftl. Assistent
Betriebswirtschaftl. Assistent
Betriebswirtschaftl. Assistent
Betriebswirtschaftl. Assistent
Kst. Lehrstuhl X
Kst. Lehrstuhl X
Kst. Lehrstuhl X
Kst. Lehrstuhl X
Lehrstuhlinhaber
Lehrstuhlinhaber
Lehrstuhlinhaber
Lehrstuhlinhaber
Kst. …
Kst. …
Kst. …
Kst. …
Kst.-Verantwortlicher
Kst.-Verantwortlicher
Kst.-Verantwortlicher
Kst.-Verantwortlicher
Verantwortung bis auf Kostenstelleebene
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6
Von der Planung zum Budget
Der Planungsprozess des Budgets in 5 Schritten
PersonalkostenPlanzahlen
Hochrechnung
Personalabteilung
Fakultäten/Bereche
Personalabteilung
Fakultäten/Bereiche
 Eingabe der
PersonalkostenPlanzahlen für die 3
folgenden
Geschäftsjahre
Personalgerüst
für Planung
 Ermittlung der
Personalkostenhochrechnung für
das abgelaufene
Geschäftsjahr
 Hochrechnung der
Kosten für das
abgelaufene
Geschäftsjahr
Basisdaten
für Planung
© Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007
Bereichsplanu
ng
Vorstellung der
Planung
Beschluss
Budget
Fakultäten/Bereiche
Geschäftsführung
Controlling/
Personalabteilung
Finanzausschuss
 Planung je Bereich
für die nächsten 3
Geschäftsjahre
 Prüfung auf
Plausibilität
 Anpassung der
Kostenstellen
 Neuplanung
eingerichteter
Kostenstellen
 Investitionsplanung
Zwischenergebnis
 Prüfung der
Planungen je
Bereich
 Festlegung
notwendiger
Modifikationen
 Vorbereitung der
Unterlagen für
Budgetbeschluss
Beschlussvorlage
 Vorstellung der
Budgetplanung im
Finanzausschuss
 Beschluss über
Budgetplanung je
Bereich (3 Optionen:
add-on, bleibt gleich,
sparen
 Ggf. Anpassung der
Budgets laut
Vorgaben
Finanzausschuss
Endergebnis
7
Auszug Planungssystem UWH
Deckblatt Budgetplanung - Fakultät für Medizin
Humanmedizin
Beispiel
Ist
GJ 2004/05
Plan
GJ 2005/06
Plan
GJ 2006/07
Plan
GJ 2007/08
Plan
GJ 2008/09
FTE
Basis
Maßnahmen
gesamt
33,58
34,57
34,71
32,71
4,50
16,38
36,75
37,50
38,08
50,95
71,46
70,21
Personalmaßnahmen geplant?
Ja
Ja
Ja
EDV-Investitionen geplant?
Ja
Ja
Ja
Ich habe der BIT meine geplanten BIT-Ressourcen mitgeteilt.
Nein
Nein
Nein
Spenden und Stiftungen
500.000
600.000
900.000
900.000
900.000
Zweckgebundene Spenden und Stiftungen
500.000
500.000
500.000
500.000
500.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
10.000
Zuwendungen des Landes NRW
200.000
200.000
200.000
200.000
200.000
Kostenbeteiligung der Studierenden
500.000
600.000
500.000
500.000
500.000
Erträge Fremdkliniken
500.000
800.000
780.000
780.000
780.000
Sonstige Erlöse
200.000
200.000
200.000
200.000
200.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000
1.000.000
Schenkungen und Erbschaften
Sponsoring
Forschungsförderung
Beratung (Honorare)
Weiterbildung / Fortbildung
sonstige Dienstleistungen
Universitätsinterne Erlöse
Erlös aus Gewinnrücklage
Summe Erlöse 1
3.420.000
3.920.000
4.100.000
4.100.000
4.100.000
Overhead Belastungen
-25.000
-40.000
-40.000
-40.000
-40.000
Gemeinkosten Belastungen
-60.000
-75.000
-80.000
-65.000
-75.000
Overhead Gutschriften
Gemeinkosten Gutschriften
100.000
35.000
65.000
65.000
65.000
3.435.000
3.840.000
4.045.000
4.060.000
4.050.000
-1.900.000
-2.200.000
-2.500.000
-2.300.000
-2.300.000
-150.000
-150.000
-200.000
-200.000
-200.000
-54.490
-44.568
-69.922
-110.165
-143.466
Fremdklinikkosten
-304.641
-333.272
-333.143
-333.143
-333.143
Sachkosten
-200.529
-241.957
-667.830
-1.226.007
-1.225.730
-1.423.159
-1.262.198
-1.323.748
-1.323.748
-1.323.748
-5.824
-5.450
-6.909
-4.250
-1.250
-4.038.644
-4.237.445
-5.101.552
-5.497.313
-5.527.337
-603.644
-397.445
-1.056.552
-1.437.313
-1.477.337
-87.450
-60.680
-423.918
-553.541
-180.241
54.490
44.568
69.922
110.165
143.466
-636.604
-413.557
-1.410.548
-1.880.689
-1.514.112
Summe Erlöse nach OH + GK-Verrechnung
Personalkosten ohne Honorare
Honorare
Abschreibungen (AfA)
Universitätsinterne Kosten
Sonstige Raumkosten
Summe Kosten
Betriebsergebnis (Erlöse - Kosten)
Investitionen
abzgl. AfA
Cash-Flow I
© Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007
8
Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (1/4)
Alle Kostenstellenverantwortlichen erhalten regelmäßig Budgetauszüge I
Beispiel
Monatsbericht
Vergleichsgeschäftsjahr:
2005/06
Laufendes Geschäftsjahr:
1
Jahr
Plan
EURO
% von
Ist
Jahr
(3 / 1)
2
3
4
Zeile
EURO
Anzahl Studierende des Bereichs:
Hochschullehrer der Kostenstelle:
wiss. MA der Kostenstellen:
nicht-wiss. MA der Kostenstelle:
Bereich / Studiengang:
Kostenstelle:
Verantwortlich:
Kumuliert
Ist
% von Summe Erlöse
bzw. Kosten
Jahr
Ist
2007
Sp
5
EURO
6
lt. Plan
lt. Plan
lt. Plan
2006/07
Monat
Ist
Kumuliert
Plan
EURO
7
8
bis August
Ist
% von Summe Erlöse
bzw. Kosten
August
25.10.2007
% von Summe Erlöse
bzw. Kosten
- detailliert Berichtsmonat:
Druckdatum:
Erstellt von:
EURO
EURO
Abw. Abs.
Euro
(11-10)
9
10
11
12
Abw.
Abw.
vom
% vom %-Pkt.
Plan in
Plan
zum
%
(11 / 6) Vorjahr
(11 / 10 (14 - 4)
100)
13
14
15
Erlöse:
Spenden und Stiftungen
070
Allg. Spenden und Stiftungen
100
Sponsoring
130
Forschungsförderung
150
Beratung
170
Weiterbildung/ Fortbildung
190
sonstige Dienstleistungen
220
Umsatzerlöse Zahnklinik
240
Zuwendungen des Landes NRW
260
Kostenbeteiligung der Studierenden
262
Erträge Fremdkliniken
305
Sonstige Erlöse
330
Universitätsinterne Erlöse
370
Overhead Gutschriften
410
Gemeinkosten Gutschriften
415
Bestandsveränderung
425 Summe Erlöse
430
435
Summe Overhead Belastungen
Summe Gemeinkosten Belastungen
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9
Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (2/4)
Alle Kostenstellenverantwortlichen erhalten regelmäßig Budgetauszüge II
Beispiel
Kosten:
480
Personalkosten ohne Honorare
485
Honorare
515
Materialkosten Zahnklinik
535
Abschreibungen (AfA)
537
Fremdklinikkosten
640
Sonstige betriebliche Kosten
Sachkosten
667
Budgetüberschreitung Vorjahr
672
Raumkosten
665
Universitätsinterne Kosten
675 Summe Kosten ohne Investitionen
685 Betriebsergebnis (Erlöse - Kosten)
686
Investitionen
688
abzgl. AfA
690 Cash-Flow I (685 + 686 + 688)
Zur Information:
Vergleichsgeschäftsjahr:
EURO
2005/06
Laufendes Geschäftsjahr:
Kumuliert
Ist
EURO
Jahr
Plan
% von
Ist
Jahr
(3 / 1)
Zeile
Jahr
Ist
EURO
694
Ertr. aus geplanten zweckgeb. Spenden
695
Erträge aus geplantem Sponsoring
703
Erträge aus Beteiligungen
704
Erträge aus and. Wertpap. und Ausl.
705
Sonstige Zinsen und ähnl. Erträge
706
Zinsen und ähnl. Aufwendungen
707
Ausserordentliche Erträge
709
Steuern
721
Entnahmen aus Gewinnrücklagen
© Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007
2006/07
Monat
Ist
EURO
Kumuliert
Plan
EURO
bis August
Ist
EURO
Abw. Abs.
Euro
(11-10)
Abw.
Abw.
vom
% vom %-Pkt.
Plan in
Plan
zum
%
(11 / 6) Vorjahr
(11 / 10 (14 - 4)
100)
10
Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (3/4)
Detail Monatsbericht Erlösseite
Laufendes Geschäftsjahr:
1
EURO
% von
Ist
Jahr
(3 / 1)
2
3
4
Zeile
EURO
Jahr
Plan
Sp
5
2006/07
Monat
Ist
EURO
6
Kumuliert
Plan
EURO
7
8
bis August
Ist
% von Summe Erlöse
bzw. Kosten
2005/06
Kumuliert
Ist
% von Summe Erlöse
bzw. Kosten
Jahr
Ist
% von Summe Erlöse
bzw. Kosten
Vergleichsgeschäftsjahr:
Auszug
EURO
EURO
Abw. Abs.
Euro
(11-10)
9
10
11
12
Abw.
Abw.
vom
% vom %-Pkt.
Plan in
Plan
zum
%
(11 / 6) Vorjahr
(11 / 10 (14 - 4)
100)
13
14
15
Erlöse:
Spenden und Stiftungen
045
Zweckgeb. Spenden und Stiftungen
020
Kalk. Erlöse geplante zweckgeb. Spenden
025
Erträge unsichere zweckgeb. Spenden
035
Overhead Bel. auf zweckgeb. Spenden
040
070
Gemeinkosten Bel. auf zweckgeb. Spenden
Allg. Spenden und Stiftungen
050
Erträge sichere allgemeine Spenden
055
Erträge noch einzuwerbende allg. Spenden
060
Verrechnung allg. Spenden und Stiftungen
065
Kalk. Erlöse allg. Spenden und Stift.
100
Sponsoring
075
Kalk. Erlöse geplantes Sponsoring
080
Erträge nicht-geplantes Sponsoring
090
Overhead Belastung auf Sponsoring
095
130
110
150
135
Gemeinkosten Belastung auf Sponsoring
Forschungsförderung
Erträge Forschungsförderung
Beratung
Erträge aus Beratung
170
Weiterbildung/ Fortbildung
155
Erträge aus Weiterbildung
160
Overhead Belastung auf Weiterb.
165
Gemeinkosten Belastung auf Weiterb.
© Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007
11
2
3
Monat
Ist
Kumuliert
Plan
EURO
7
8
% von Summe Erlöse
bzw. Kosten
EURO
Jahr
Plan
% von Summe Erlöse
bzw. Kosten
Kumuliert
Ist
% von Summe Erlöse
bzw. Kosten
Jahr
Ist
EURO
9
10
bis August
Ist
EURO
% von
Ist
Jahr
(3 / 1)
Zeile
Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (4/4)
EURO
Detail Monatsbericht Kostenseite
1
4
Sp
5
6
EURO
Abw. Abs.
Euro
(11-10)
Abw.
Abw.
vom
% vom %-Pkt.
Plan in
Plan
zum
%
(11 / 6) Vorjahr
(11 / 10 (14 - 4)
100)
Auszug
11
12
13
14
15
Kosten:
480
Personalkosten ohne Honorare
450
Gehälter
455
Notdienste ZMK
460
Bonuszahlungen
465
Aushilfslöhne
466
Soz. Aufwand Aushilfen
470
Soz. Aufw. und Altersversorgung MA
475
Berufsgenossenschaft
485
Honorare
535
Abschreibungen (AfA)
520
AfA Immaterielle VG
525
AfA Sachanlagen
530
AfA GWG´s
537
Fremdklinikkosten
640
540
Sonstige betriebliche Kosten
Sachkosten
Lehr-und Forschungsmaterial
545
Zeitschriften
550
Bücher
555
Bewirtung
556
Repräsentations- und Werbekosten
560
Geschenke
565
Reisekosten Externe
570
Reisekosten Mitarbeiter
571
Seminar/Kongr./Tag./etc.
575
EDV - Kosten
580
Porto, Fracht
585
Telefon
590
Bürobedarf, Drucksachen
595
Miete, Leasing
600
Reparaturen, Ersatzteile
605
Versicherungen, Beiträge
610
Prüfungs- und Beratungskosten
© Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007
12
Selbstkritische Betrachtung des bestehenden Systems
Nachstehende Grenzen und Erfahrungen sind an der UWH gemacht worden
Grenzen/Erfahrungen
 Reine kaufmännische Steuerung
 Keine Qualitätssicherungsfunktion in Lehre,
Forschung, Weiterbildung
 Tendenz zum Informationoverload
 Keine Profit-Center-Verantwortung, dadurch
 Übersteuerung durch GF bei schwankenden
Erträgen
 Vertrauensverlust in das System
Herausforderungen
 Weiterentwicklung zum intelligenten
Unternehmensführungstool (z.B. Balanced
Scorecard)
 Freiheit der genehmigten Budgets
 Regelmäßige Schulung der
Budgetverantwortlichen
 Wahrung der Rechtssicherheit im Rahmen der
Gemeinnützigkeit der GmbH
 Lust am Führen und Planen geht verloren
 Konfrontation Dekane (Wissenschaft) und GF
(Wirtschaft)
© Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007
13
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit
© Peter Kallien | Universität Witten/Herdecke | Oktober 2007
14

Rechnungswesen an der UWH 29. Oktober 2007