Online-System
Fortbildungsveranstaltungen
Berufliche Schulen
Dienstbesprechung Teamleiter BS
Sigmaringen, 22. Mai 2007
Wolfgang Hartter, Schule und Bildung
REGIERUNGSPRÄSIDIUM TÜBINGEN
Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen
Überblick
Die Grundidee
Die Lösung
Die bisherigen Erfahrungen
Die Verwaltungsfunktionen
Das Online-System in der Praxis
Folie 2 Sigmaringen, 22.05.2007
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Online-System Fortbildungsveranstaltungen Berufliche Schulen
Die Grundidee
• Veröffentlichung der Veranstaltungen im Internet
• Gewährleistung der Aktualität
• Kommunikation auf elektronischem Weg
• Automatisierung der Verwaltungsvorgänge
• Beibehaltung der Dezentralisierung und der Team-Struktur
• Aufgreifen von in ca. 2 Jahren gemachten, sehr positiven
Erfahrungen mit bisher eingesetzten Online-Systemen
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Die Lösung
Online-System
– Web-basiert
Alle Funktionen werden über Internet ausgeführt.
Sämtliche Beteiligte und Mitarbeiter können von jedem Ort mit
Internet-Anschluss im System arbeiten.
– Datenbank-basiert
Dateneingaben sind sofort wirksam und im Internet sichtbar.
Vielfältige Auswertungs- und Ausgabemöglichkeiten.
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Die bisherigen Erfahrungen
Real-Einsatz von Online-Systemen
• Unterstützungssystemen Netzwerke (ca. 2 Jahre)
• Unterstützungssystemen Multimedia (ca. 2 Jahre)
• Prozessbegleitung (ca. 2 Jahre)
Online verwaltete Veranstaltungen:
– ca. 1000 Anmeldungen (*)
– ca. 120 Fortbildungsveranstaltungen
– ca. 100 Fortbildner, Teamleiter, Arbeitskreisleiter,
Prozessbegleiter (ohne Berufliche Schulen)
(*) In der Anfangsphase erfolgten nicht alle Anmeldungen online
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Die Verwaltungsfunktionen
Benachrichtigungsverfahren durch E-Mail für
Verwaltungsverfahren
• Eingabeverfahren
– Rückmeldung nach Speicherung an den Fortbildner mit seinen
eingegebenen Daten
– Mitteilung an den Teamleiter mit Aufforderung zur Bearbeitung
(Genehmigung)
– Mitteilung an den Fortbildner, dass Veranstaltung genehmigt ist
• Anmeldeverfahren
– Mitteilung an Teilnehmer, dass er sich angemeldet hat
– Mitteilung an den Fortbildner, dass sich ein Teilnehmer angemeldet hat
Folie 6 Sigmaringen, 22.05.2007
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Die Verwaltungsfunktionen
Benachrichtigungsverfahren durch E-Mail für
Anmeldung, Zulassung, Erinnerung
• Erinnerungsverfahren
– Automatische Erinnerungs-Mails an ausgewählte Schulen
– Manuelle Erinnerungs-Mails an ausgewählte Schulen
• Zulassungsverfahren
– Mitteilung am Tag nach Meldeschluss an Fortbildner: Meldung der
Teilnehmerzahl und dass ein Zulassungsverfahren (nicht) notwendig ist
– Mitteilung an abgesagte Teilnehmer
Folie 7 Sigmaringen, 22.05.2007
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Die Verwaltungsfunktionen
Beispiel Dateneingabe: Themeneingabe/Antrag
Fortbildner: Themen-Eingabe
(Eingabeformular)
Eingabebestätigung
Antrag
Datenbank
Teamleiter:
Genehmigungsaufforderung
Folie 8 Sigmaringen, 22.05.2007
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Die Verwaltungsfunktionen
Beispiel Dateneingabe: Genehmigungsverfahren
Fortbildner:
Genehmigungsbestätigung
Datenbank
Ausschreibung
Antrag
Teamleiter:
Folie 9 Sigmaringen, 22.05.2007
Genehmigung
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Das Online-System in der Praxis
Praktische Arbeit mit dem System
- Überblick • Benutzerverwaltung
• Eingabeverfahren
• Anmeldeverfahren
• Zulassungsverfahren, Nachrückverfahren
• Erinnerungsverfahren
• Teilnehmerliste, Teilnahmebescheinigung
Folie 10 Sigmaringen, 22.05.2007
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Das Online-System in der Praxis
Praktische Arbeit mit dem System
Benutzerverwaltung
– Rollen der Fortbildner und Teamleiter
– Benutzernamen und Passwörter
– E-Mail-Konto für den Test-Betrieb
– Startseite des Verwaltungs-Bereichs
Folie 11 Sigmaringen, 22.05.2007
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Das Online-System in der Praxis
Praktische Arbeit mit dem System
Eingabeverfahren
– Themeneingabe (durch Fortbildner)
• Daten im Eingabeformular
• E-Mail-Rückmeldungen (an Fortbildner, Teamleiter)
– Genehmigung (durch Teamleiter)
• E-Mail-Rückmeldung (an Fortbildner)
• Fortbildungsveranstaltungen der BS im Internet
(Aktuelle Veranstaltungen, Katalog, Suche)
Folie 12 Sigmaringen, 22.05.2007
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Das Online-System in der Praxis
Praktische Arbeit mit dem System
Anmeldeverfahren
– Teilnehmer melden sich an
– Einblick in die Anmelde-/Teilnehmerliste
Zulassungsverfahren, Nachrückverfahren
– Absage von Teilnehmern bei Überbelegung
– Nachrückverfahren bei frei gewordenen Plätzen
Folie 13 Sigmaringen, 22.05.2007
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Das Online-System in der Praxis
Praktische Arbeit mit dem System
Erinnerungsverfahren
– Automatische Erinnerung 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn
– Manuelle Erinnerung nach Meldeschluss durch Fortbildner
(falls gewünscht)
Teilnehmerliste, Teilnahmebescheinigung
– Nachmeldung für nicht online angemeldete Teilnehmer
– Teilnehmerliste für Anwesenheitskontrolle und als Voraussetzung für
Reisekostenerstattung
– Erstellung von Teilnahmebescheinigungen
Folie 14 Sigmaringen, 22.05.2007
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Vielen Dank für Ihr Interesse!
Folie 15 Sigmaringen, 22.05.2007
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