Professionelles Projektmanagement
in der Praxis
Veranstaltung 6 – Teil 2 (18.06.2007):
Projektkommunikationsmanagement
SS 2007
Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2007 Dr. Harald Wehnes
Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia
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Projektkommunikation
Workshopteil
 Mit wem muss kommuniziert werden?



Stakeholder
innerhalb des Projektteams
Kommunikation mit Öffentlichkeit (abh. von der Projektart)
 Anforderungen an Projektkommunikation






klar
effizient
gegenseitige Verständigung
schnell
schriftliche Fixierung
Kultur zur Weitergabe von Informationen
 Welche Kommunikationstechniken sind besonders
zweckmäßig?





Mail
Gespräche
Modrierte Teammeetings
Telefonkonferenzen
Wiki/ Knowledge Base
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2
Projektkommunikationsmanagement
 Kommunikationsplanung


Kommunikationsanforderungen
WER benötigt WANN WELCHE Informationen?
Kommunikationstechnologie
WIE erhalten die Beteiligten die Informationen?
 Informationsverteilung

Rechtzeitige Bereitstellung
der Informationen für die Projektbeteiligten
 Fortschrittsberichte

Sammeln und Aufbereiten von Fortschrittsinformationen:
Statusreports, Trendanalysen, Ertragswertanalysen usw.
 Administrativer Abschluß

Erzeugen und sammeln von Informationen, um eine
Projektphase oder den Projektabschluß zu formalisieren
Projektkommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor
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Kommunikationsplanung
 Planungsziele

Die Projektstakeholder müssen zeitnah, angemessen, proaktiv und
ehrlich über den Projektfortschritt und besondere Projektereignisse
informiert werden
 Differenzierung: Projekt-interne/-externe Kommunikation
Kommunikationsanforderungen
Kommunikationstechnik
Kommunikationsplan
Beispiele:
• Projektportal
• Projektinformationssystem
• Projektordner mit Unterordnern
• Jour fixe-Meetings
• Verantwortlichkeiten regeln
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Kommunikationskonzept: Die fünf „W‘s“
Zielgruppen
Wen
Inhalte
Was
Wie
Form/Maßnahmen
Verantwortlich
Wer
Wann
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Termine
5
Kommunikations-Baukasten
Wen?
Wie?
Was?
Vorstand / Steuerkreis
Startinformationen
Intranet
E-Mail
Messen
Lenkungsausschuss
Statusberichte
Telefon
Brief
Presseartikel
Selbstverwaltung
Entscheidungen
Flyer
Gem. Laufwerk
Pressekonf.
Ressortdirektoren
Feedback
Marktplatz
Poster
Anzeigen
Leiter der UE
Erfolgsmeldungen
Personalvers.
Forum
Event
Gesamtpersonalrat
Ergebnisse
PM-Portal
Präsentation
Veranstaltung
Führungskräfte
Roll-Out
Bericht Pate
Gespräche
Logo, Name
Mitarbeiter
Projektabschluss
Intranet-Gruppe
Regelkomm.
Projektmotto
MA-Zeitung
Web-Konferenz
Schw. Brett
Externe
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6
Kommunikationsplan
Wann?
Was?
Wer?
Wie?
Wen?
Projektinhalte
Zentrales
Projektbüro
Intranet
Alle Mitarbeiter
Während Projekt
Zwischenergebnisse
Projektleitung
Persönlich
Intranet
Steuerkreis, LA,
Leiter UE, alle
Stakeholder
Projektende
Ergebnisse
Projektleitung
Intranet
Alle Mitarbeiter
Projektbeginn
Darüber hinaus weitere Info-Pflichten – abhängig von Projekt.
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08.12.2006
Beispiel: Kommunikationsplan NIMBUS 2006 (Externe Kommunikation)
Art der Kommunikation
Jan.
Febr. März
Apr.
Mai
Juni
Juli
Aug.
Sept.
Okt.
Nov.
Persönliche Kommunikation
Steuerkreis/Vorstand
Lenkungsausschuss
Tagung Direktoren/DLZ-Leiter
Tagungen Personalrat
Information VZB-Leiter
Administratoren
Fachberater
Elektronische Medien
Intranet
PIN
Webadmin/Newsletter
Direktoren-RS
Printmedien
Mitarbeiterzeitung
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Dez.
Informationsverteilung
 Dimensionen der Kommunikation
schriftlich
extern
(zum Kunden, den Medien)
formell
vertikal
(Berichte, Schreiben) (Innerh. der Org.Hierarchie)
intern
informell
horizontal
(innerhalb des Projektes)
(Notizen)
(zwischen Gleichgestellten)
mündlich
 Methoden der Informationsverteilung
Projektportal
Teamsitzungen
Gemeinsamer
Dokumentenordner
Fax
Intranet
WebKonferenzen
Forum
E-mail
VideoKonferenzen
Telefon
 Ergebnisse der Informationsverteilung
 Projektaufzeichnungen
(z.B. Mails, Korrespondenz)
 Formale Projektberichte (z.B. Statusberichte)
 Projektdarstellungen (z.B. Präsentationen, Artikel)
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Beispiel: Projektordner Korfu
Beispiel: Projektordner
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Beispiel: Projektportal NIMBUS
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Projektbesprechungen
 Zum direkten Informationsaustausch
 Grundlage einer gezielten Projektsteuerung
– insbesondere bei Schwierigkeiten –
 Formen
Projektbesprechungen
Regelmäßige
Ergebnis-gesteuerte
Fest vereinbarte
Termine (jour fixe) für
Statusbesprechungen
Zusammenkommen
eines Entscheidungsgremiums über den
Start/Abschluß von
Phasen/Meilensteinen
Ereignis-gesteuerte
Projekt-/Kernteam/LA
kommt wegen
eines unerwarteten
Ereignisses
(z.B. einer Krise)
zusammen
GO-/NOGO-Entscheidungen
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Regelmäßige Projektbesprechungen
 Ziel: Ermittlung des Projektstatus
Projektstatus-Sitzungen (PSS)
 Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam
 Zeitpunkt: Regelmäßig,
z.B. Montags-jour-fixe, 14-tägig, monatlich
 Hauptaufgaben








Projektstatus feststellen
Informationen austauschen
Planabweichungen (Termine, Kosten, Aufwand) besprechen
Diskussion von Problemen (problem of the day)
Erforderliche Steuerungsmaßnahmen ausarbeiten
Teamgeist fördern und Motivation steigern
Stakeholder-, Risiko-, Kommunikations- und Qualitätsmanagement
Vorbereitung von Lenkungsausschuss-Sitzungen
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Ergebnis-gesteuerte Projektbesprechungen
 Ziel: Treffen von Entscheidungen
 Teilnehmer: Lenkungsausschuss, PL, Controller
 Zeitpunkt: Wichtige Ergebnisse liegen vor bzw. sollten gemäß Planung vorliegen und sind abzunehmen
 Beispiele:




Abnahme von Meilensteinen
Freigabe der Folgephase
Unterbrechung des Projektes
Abnahme (Beendigung) des Projektes
 Alle zur Entscheidung anstehenden Punkte werden
in Beschlussvorlagen zusammengefasst
 Sitzungsergebnis: Entscheidung über das weitere
Vorgehen im Projekt (GO / NOGO)
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Ereignis-gesteuerte Projektbesprechungen
 Ziel: Lösung von großen, unvorhergesehenen Problemen
 Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam,
ggf. Spezialisten aus bestimmten Bereichen
ggf. Auftraggeber oder Lenkungsausschuss
 Zeitpunkt: im Bedarfsfall
 Beispiele






Projektkrisen
Plötzlich geänderte Rahmenbedingungen
(z.B. Gesetzesänderung, Marktereignis)
Plötzliche Personalprobleme (z.B. Ausscheiden des PLs)
Erhebliche Planungsabweichungen (Zeit, Kosten, Ergebnis)
erkennbar
Erhebliche Liefer- und Bestellprobleme
Schwierige entwicklungstechnische Sachprobleme
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Besprechungskultur: 10 Gebote
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Jede Besprechung hat ein klar definiertes Ziel
Jede Besprechung hat eine Tagesordnung
Jede Besprechung hat die richtigen Teilnehmer
Jede Besprechung erfordert optimale Vorbereitung
Jede Besprechung erfordert einen Moderator
Jede Besprechung erfordert pünktliche Teilnahme
Jede Besprechung verläuft nach fairen Spielregeln
Jede Besprechung hat klare Ergebnisse
Zu jeder Besprechung gibt es am Besprechungsende
(oder zeitnah dazu) eine abgestimmte Niederschrift
mit den Ergebnissen und einer To-Do-Liste
10. Jede Besprechung führt zu verbindlichen Umsetzungen
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Meetingmanagement
Meetingmanagement: Besprechungen als Management-Prozess
 Sorgfältige Vorbereitungen
 Strukturierte Durchführung nach IDEE-Prinzip
(Information, Diskussion, Entscheidung, Ergebnissicherung)
 Wirkungsvolle Nachbetrachtung
Checkliste: Vorbereitung
 Zieldefinition
 Teilnehmer
 Unterlagen
Checkliste: Durchführung
 ...
 Einstieg
  Spielregeln
  TO
Checkliste:Nachbetrachtung
 ... Ergebnisqualität
  Richtige Teilnehmer
Abgestimmte
ErgebnisNiederschrift
am
Meetingende
 Nacharbeiten
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