Managementinformationssystem
Managementinformationssystem (MIS)
Instrument zur Beurteilung der
wirtschaftlichen Lage von DRK-Kreisverbänden
entwickelt durch die
Betriebswirtschaftliche Beratungs- und Service-GmbH
in Zusammenarbeit mit dem
DRK-Landesverband Westfalen-Lippe e.V.
1
Managementinformationssystem
Ausgangssituation
Die wirtschaftliche Situation der Wohlfahrtsverbände ist
gekennzeichnet durch Substanzverluste.
Kreisverbände im DRK-LV Westfalen-Lippe:
100%
90%
80%
1995: 46
Eigenkapitalquote 1995
2002: 43
Eigenkapitalquote 2002
100%
90%
80%
70%
70%
60%
60%
50%
50%
40%
40%
30%
30%
20%
20%
10%
10%
0%
0%
In den DRK-Kreisverbänden in Westfalen-Lippe ist die Eigenkapitalquote (Eigenkapital/Bilanzsumme) seit 1995 von 34% auf
29 % zurückgegangen.
2
Managementinformationssystem
Ausgangssituation
Die rechtlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen haben sich
deutlich verschärft:
 Steigende Anforderungen an die Leistungsqualität i.V.m. selbstbewussteren Kundenverhalten
 Verschärfung des Kostendrucks bei reglementierten Preisen
 Kürzung der öffentlichen Zuwendungen
 rückläufige Spendenbereitschaft
 Harmonisierungstendenzen aufgrund EU-Recht (z.B. Steuerrecht)
 Spannungsfeld zwischen Wirtschaftlichkeit und Non-Profit
Zur Sicherung der Rotkreuz-Arbeit gewinnt die
Anwendung betriebswirtschaftlicher
Steuerungsinstrumente zunehmend an Bedeutung.
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Managementinformationssystem
Frühwarnsystem
Im DRK-Landesverband Westfalen-Lippe werden im Rahmen eines
Frühwarnsystems die Wirtschaftsdaten aller Kreisverbände analysiert.
Die Datenbereitstellung bildet die Voraussetzung für die Teilnahme an
einem Sicherungsfonds.
Zielsetzungen:







Frühzeitiges Erkennen wirtschaftlicher Schieflagen
Festlegung von Gegensteuerungsmaßnahmen bei Fehlentwicklungen
Bewertung finanzieller Kerndaten (z.B. im Hinblick auf Basel II)
Unterstützung des Controlling (internes Controlling i.S. des KonTraG)
Vergleich der KV´s durch Gegenüberstellung von Kennzahlen
Betriebsvergleiche einzelner Geschäftsfelder
Schaffung einer Datenbasis für gezielte Beratungen durch den LV
4
Managementinformationssystem
Datenerfassung
Die Datenerfassung erfolgt standardisiert über eine Excel-Erfassungsmas-ke
und wird mit den Ergebnissen des Prüfungsberichtes abgeglichen.
A
1
B
Bas is date n Frühwarns ys te m
2
3
4
5
C
Ve rm ög e ns re c hnung
D
E
F
G
DRK-Kre is ve rband: Mus te r
Ze itraum : 2004
Kre is ve rband/ Träg e r:
Mus te r
Mus te r
Mus te r
Mus te r
Mus te r
Buchungskreis:
Gesamt
Konsolidierung
Kreisverband
KiGa
ambulant
inte rne Ke nnung:
6
A. Ausste he nde Einlage n auf das ge ze ichne te / ge währte Kapital
7
8
B. Anlage ve rm öge n
9
10
I. Im m ate rie lle Ve rm öge nsge ge nstände
11 II. Sachanlage n
12
1. Grund stücke u. g rund stücksg le iche Re chte mit Be trie b sb aute n
13
2. Grund stücke u. g rund stücksg le iche Re chte mit Wohnb aute n
14
3. Grund stücke u. g rund stücksg le iche Re chte ohne Baute n
15
4. Te chnische Anlag e n
16
5. Einrichtung e n und Ausstattung e n ohne Fahrze ug e
17
6. Fahrze ug e
18
7. Ge le iste te Anzahlung e n und Anlag e n im Bau
19 III. Finanzanlage n
20
1. Ante ile an ve rb und e ne n Unte rne hme n
21
2. Ausle ihung e n an ve rb und e ne Unte rne hme n
22
3. Be te ilig ung e n
23
4. Ausle ihung e n an Unte rne hme n, mit d e ne n e in Be te ilig ung sve rhältnis b e ste ht
24
5. We rtp ap ie re d e s Anlag e ve rmög e ns
25
6. Sonstig e Finanzanlag e n
26
27 C. Um laufve rm öge n
28
I. Vorräte
29
1. Roh-, Hilfs- und Be trie b sstoffe
30
2. Unfe rtig e Erze ug nisse
Bitte alle gelb markierten Felder
ausfüllen. Falls nur ein GesamtBuchungskreis vorliegt, bitte diesen
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
0,00 €
5
Managementinformationssystem
Struktur der MIS-Auswertungen
EKR
6, 8%
ord e ntlic he s BE g e s .
Spitzenkennzahl
Jeder Kreisverband erhält
eine detaillierte Auswertung der gemeldeten Wirtschaftsdaten. Über eine
hierarchische „Baum“Struktur können die wirtschaftlichen Stellgrößen
identifiziert und beeinflußt
werden.
280. 381, 41
AO-Erg e b nis g e s a mt
0
JÜ g e s a mt
251. 489
Ste ue rn v. E.u.E.
Bila nzg e winn/ -ve rlus t
1. 463
13. 848
Sa ld o Rüc kla g e n
-250. 026
Ums a tz kons olid ie rt
25. 248. 546
Sa c ha nla g e n/ Imma t. VG
28. 995. 466
Fina nza nla g e n
63. 785
Umla ufve rmög e n/ RAP
5. 992. 158
Ge s a mtka p ita l
Aus g le ic hs p os te n
35. 051. 408
0
la ng fris tig e s FK
27. 712. 223
Eig e nka p ita l
11%
i n % Ge s a m tka p.
3. 902. 170
kurzfris tig e s FK/ RAP
1. 661. 458
Fre md ka p ita l
29. 373. 681
na c hri c htl i c h:
Sons tig e Pa s s iva
1. 775. 558
Sond e rp os te n
1. 775. 558
Aus g le ic hs p os te n
0
6
Managementinformationssystem
Struktur der MIS-Auswertungen
% Um s
% Um s
% Um s
Anz. Mitglieder
orig inäre KV-Arbe it
In einem weitergehenden
Analyseschritt werden auch
die Wirtschaftsbereichsdaten in einer Baumstruktur
abgebildet („top-down“Vorgehen). Auf diese Weise
können die Ursachen des
Betriebserfolges bzw. die
Schwachstellen systematisch herausgear- beitet
werden.
11.327
Beiträge/ Spenden
28,3%
708.906
Erträge Zweckbetriebe
1.383.078
55,3%
Sonstige
410.574
16,4%
Umsatzerlöse
2.502.558
ordentliches BE
-114.934
durchschnBeitrag
63
Vollzeitstellen
22,50
Aufwand
2.617.492
104,6%
Personalkosten
1.213.670
48,5%
durchschn PK
53.941
Sachkosten
1.403.822
56,1%
Abschreibungen
115.938
4,6%
sonstige Sachkosten
1.287.884
51,5%
Vollzeitstellen
Kinde rg arte n 1
Umsatzerlöse
93.899
1,50
Personalkosten
64.862
69,1%
durchschn PK
ordentliches BE
-117
43.241
Aufwand
94.016
100,1%
Sachkosten
29.154
31,0%
Abschreibungen
3.424
3,6%
sonstige Sachkosten
25.730
27,4%
Vollzeitstellen
7
Managementinformationssystem
Kennzahlenvergleiche im MIS
Die wirtschaftlichen Daten der Kreisverbände werden zu Kennzahlen
verdichtet, die dem Durchschnitt des Landesverbandes
gegenübergestellt werden.
Die Auswertung der Kennzahlen ermöglicht eine differenzierte
Beurteilung der
MIS-Auswertung für den Kreisverband Muster
 Ertragslage
Entwicklung der Kennzahlen
 Vermögenslage
1. Ertragslage
 Liquiditätslage.

Die Kreisverbände erhal-ten
einen 3-seitigen Be-richt, in
dem die Entwick-lung der
Kennzahlen im Vergleich
zum LV-Durch-schnitt
dargestellt wird.
Eigenkapitalrentabilität
Die Eigenkapitalrentabilität gibt den Prozentsatz an, mit dem sich das eingesetzte
Eigenkapital in der betrachteten Periode verzinst hat. Das außerordentliche Ergebnis wird
hierbei nicht berücksichtigt. Die Kennzahl sollte in Verbindung mit der Kapitalstruktur bzw.
der Gesamt-kapitalrentabilität betrachtet werden, da ein geringes Eigenkapital bei einem
vergleichbaren Betriebsergebnis eine höhere Rentabilität ausweist.
1999
Ihr Kreisverband
3,5%
LV-Durchschnitt

2000
-2,9%
2001
-4,7%
2002
0,1%
2003
3,1%
Ergebnis d.gew.Geschäftstätigkeit - sonst.Steuern
Eigenkapital
Umsatzrentabilität
Diese Kennzahl zeigt, wieviel Euro vom Umsatz die RK-Gliederung als ordentliches Betriebs-
8
Managementinformationssystem
Auswertung nach Wirtschaftsbereichen
MIS-Auswertung für den Kreisverband Muster
Kreisverbände, die eine Differenzierung ihrer Jahresabschlussdaten nach verschiedenen Wirtschaftsbereichen
vornehmen, erhalten darü-ber
hinaus eine Auswertung der
einrichtungsspezifischen
Kennzahlen.
Der betriebsübergreifende
Vergleich ermöglicht Aussagen zur Leistungsfähigkeit der
verschiedenen Geschäftsfelder.
Auswertung der Wirtschaftsbereiche
Ihr Kreisverband
LV Westfalen-Lippe
Gesamtumsatz: 10.842.398 €
Gesamtumsatz: 157.191.233 €
7%
15%
20%
14%
Kreisverb.
32%
KiGa
4%
ambulant
20%
stätionär
20%
Rettungsdst
sonstige
41%
6%
21%
Ihr Kre is ve rband
Gesamt
Um s atz
10.842.398
2.357.714
432.492
0
4.640.832
2.359.134
1.780.969
77.323
-288.248
-97
0
326.624
323
38.720
103.104
-255.775
-97
0
300.458
26
58.491
Um s atzre ntabilität
0,65%
-12,10%
-0,02%
---
7,02%
0,00%
1,66%
Pe rs onalinte ns ität
65,6%
52,3%
66,4%
---
59,8%
76,8%
56,7%
Erg .d.g e w.Ge s c häfts tätig ke it
Jahre s übe rs c hus s
Lande s ve rband
Um s atz
Gesamt
157.191.233
Kreisverb.
Kreisverb.
KiGa
KiGa
ambulant
ambulant
stationär
stationär
50.014.140 33.649.371 10.088.060 31.776.103
Rettungsd.
Rettungsd.
sonstige
sonstige
22.204.660 11.517.344
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Managementinformationssystem
MIS-Zeitreihen
MIS-Auswertung für den Kreisverband Muster
Die Vorjahresdaten der
Kreisverbände werden in die MISAuswertungen eingebaut. Die
GuV-Positionen sowie die
wichtigsten Kennzahlen werden
grafisch als Zeitreihe dargestellt.
Über die Auswertung der
Vergangenheitswerte kann eine
Prognose für die zukünftige
Entwicklung abgeleitet werden.
Überblick über die Gewinn- und Verlustrechnung
1999
2.146.895 €
2.123.961 €
2000
1.953.747 €
1.960.943 €
2001
2.016.000 €
1.963.555 €
2002
2.051.451 €
2.003.182 €
2003
2.239.754 €
2.222.755 €
Erg e bnis d.g e w.Ge s c häfts tätig ke it
22.933 €
-7.197 €
52.445 €
48.269 €
16.999 €
außerordentl. Ergebnis
Steuern
972 €
36.722 €
0€
28.465 €
0€
12.652 €
0€
38.197 €
0€
2.061 €
-12.816 €
-35.661 €
39.793 €
10.072 €
14.938 €
Erträge gesamt
Aufwendungen gesamt
Jahre s übe rs c hus s
Zusammensetzung der Erträge
2.500 T€
sonstige Erträge
2.000 T€
Erträge aus
Vermögensverwaltung
1.500 T€
Erträge aus Zweckbetrieben
und anderen Betrieben
1.000 T€
Zuwendungen für Verw.-aufw.
bzw. satzungsm. Aufg.
500 T€
Beiträge, Sammlungen und
anderen Spenden
0 T€
1999
2000
2001
2002
2003
Zusammensetzung der Aufwendungen
2.500 T€
Mittelzuweisung an Dritte
2.000 T€
sonstige Aufwendungen
1.500 T€
Abschreibungen, Zinsen und
ähnl. Aufwendungen
1.000 T€
Personalaufwand
500 T€
Waren, Materialien und
Leistungen
0 T€
1999
2000
2001
2002
2003
10
Managementinformationssystem
Zusammenfassung der MIS-Ergebnisse
MIS-Auswertung für den Kreisverband Muster
Ergänzend zu den grafischen Darstellungen und Kennzahlenauswertungen erhalten die Kreisverbände eine individuelle textliche
Zusammenfassung der wichtigsten
Ergebnisse.
Ergebnisse der wirtschaftlichen Analyse
Das Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit 2003 beträgt 0,4 Tsd. €. Bei einem
Umsatzvolumen von 1.296 Tsd. € ergibt sich eine Umsatzrentabilität von 0,04%.
Während die beiden Wirtschaftsbereiche „Kreisverband“ und „Fahrdienst“ 2003 eine gute Ertragslage aufweisen, wird im Wirtschaftsbereich „ambulant“ ein Verlust von insgesamt
29 Tsd. € erzielt.
Umsatzaufteilung
Fahrdienst
1%
Umsatzrentabilität
Gesamt
Kreisverb.
33%
0,0%
Kreisverb.
7,1%
ambulant -3,9%
ambulant
66%
Fahrdienst
2,7%
Im Vorjahr konnte mit einer Umsatzrentabilität von 5,35% noch eine deutlich bessere Ertragslage
verzeichnet werden. Der Rückgang der Gesamt-Umsatzrentabilität liegt begründet in der
Ergebnisverschlechterung der Sozialstation, deren Jahresüberschuss von 92 Tsd. € auf –29 Tsd. €
zurückging.
Die Ergebnisverschlechterung der Sozialstation von 2002 auf 2003 kann auf den Anstieg der
Raumkosten zurückgeführt werden, die laut Prüfungsbericht von 21 Tsd. € auf 126 Tsd. € zugenommen haben.
Die Personalintensität liegt in allen drei Wirtschaftsbereichen deutlich unter dem Vergleichswert
der Kreisverbände im LV Westfalen-Lippe. Dies gilt insbesondere für die Personalintensität im
Wirtschaftsbereich „Kreisverband“, die 2003 nur bei 17,1% liegt (zum Vergleich: niedrigster Wert
im LV Westf.-Lippe: 23%).
Personalintensität 2003 Gesamt Kreisverband ambulant Fahrd./Sonstige
KV Muster
49,4%
17,1%
65,6%
60,7%
LV Westf.-Lippe
65,9%
51,4%
83,3%
68,2%
Der Kreisverband verfügt über eine gute Vermögenslage. Die Eigenkapitalquote liegt mit 58,9%
deutlich über dem Durchschnitt der Vergleichsverbände in Westfalen-Lippe von 28,9%.
Angesichts einer Cash-Flow-Rate von 4,2%, einer Finanzkraft von 14,8% und einer Liquidität 2.
Grades von 129,8% sind keine Probleme in der Liquiditätslage erkennbar.
11
Managementinformationssystem
Fazit und Ausblick
 Das Managementinformationssystem befindet sich seit 5 Jahren erfolgreich
im Einsatz und wird für Zwecke des Betriebsvergleiches sowie zur
Entwicklung von Gegensteuerungsmaßnahmen genutzt.
 Das MIS wird vor dem Hintergrund Basel II zu einem Rating-System
weiterentwickelt. Die Einstufungen in den Kategorien Ertrags-, Vermö-gensund Liquiditätslage haben bis dato einen intensiven Diskussions-prozess zur
wirtschaftlichen Lage in den Kreisverbänden bewirkt.
 Die aus dem MIS erkennbaren negativen Trends in den Wirtschaftsbereichen „ambulant“ und „stationär“ waren Auslöser für die Entwicklung und
Umsetzung neuer einrichtungsspezifischer Controllinginstrumente.
 Das MIS wurde um eine standardisierte Analyse des Rechnungswesens
sowie ein Modul zur Wirtschaftsplanung ergänzt. Die Integration „weicher“
Kennzahlen im Rahmen einer Balanced Scorecard befindet sich in der
Entwicklung.
 Das MIS hat sich auch außerhalb des LV Westfalen-Lippe als Steuerungsinstrument bewährt. Die Teilnahme steht allen Kreisverbänden im DRK offen.
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MIS - DRK-Landesverband Westfalen