Abrechnung von IOS Projekten
IOS Regionalpartner Eberswalde
Gefördert durch das Ministerium für Bildung, Jugend und Sport aus
Mitteln des Europäischen Sozialfonds und des Landes Brandenburg
Investition in Ihre Zukunft
Leistungsverträge; ANBest-P v. 01.01.2009; ESF-Fördergrundsätze Brandenburg 2007-2013 Stand: 27.03.2009
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
I.
Allgemeine Hinweise
1. Bestätigte Mittel
2. Feste Kosten
3. Belege
4. EAÜ-Liste
5. zuschussfähige Ausgaben
6. nichtzuschussfähige Ausgaben
II. Mitarbeiter im Projekt
III. Gehaltsabrechnung
IV. Weitere Hinweise
V. Projektabrechnung
VI. Sonstiges
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1. Bestätigte Mittel dürfen nur für das genehmigte Projekt und in dem
festgelegten Zeitraum verwendet werden (ESF-AA Mittel)
2. Die festgelegten Kosten im Finanzierungsplan sind durch Belege –
Rechnungen/Kassenbons - anteilig nummerisch darzustellen und zu
untersetzen, d.h. auf jedem Einzelbeleg muss die Zuordnung zum Projekt
(Projektnummer) zu erkennen sein, ohne erkennbare Zuordnung werden
diese Belege nicht bearbeitet. Quittungen sind nicht förderfähig
3. Originalbelege verbleiben beim Leistungserbringer und sind erst nach
Aufforderung bzw. mit der Schlussrechnung einzureichen.
4. (EAÜ-Liste) Es ist eine chronologische Einnahmen- und
Ausgabenübersicht über die Datenbank zu führen (ANBest-P Nr. 6.4).
Datenbank:
www.ios-brandenburg.de
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Zuschussfähige Ausgaben
1. Personalausgaben / Besserstellung (ANBest-P Nr. 1.3)
 Besserstellungsverbot für jeden MA ausfüllen.
 MA dürfen nicht besser gestellt sein als vergleichbare
Landesbedienstete mit entsprechender Tätigkeit.
 Nutzung von PKWs auf der Grundlage der 1% Regelung
durch Mitarbeiter in IOS-Projekten ist nicht förderfähig.
 Jahressonderzahlungen (Urlaubs- und Weihnachtsgeld) sind unter
Beachtung des Besserstellungsverbotes förderfähig – nur die zeitlich
den Tätigkeiten des Projektes zuzurechnenden Anteile können
abgerechnet werden und wenn die Zahlung erfolgt ist.
 Überstunden sind nicht förderfähig.
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2. Lehr- und Lernmittel
 Lehr-und Lernmaterial welches zur Durchführung der Maßnahme notwendig sind, z.B.:
Holz, Steine, Kies, Tapeten, Kopierpapier …
3. Öffentlichkeitsarbeit
z. B. Gestaltung Internetseite (Logos), Foto-Videodokumentationen,
Verlinkung zur ESF-Homepage (www.esf.brandenburg.de) zur Homepage
der EU-Kommission und zur ios.bbv-eberswalde.de Website, Pressemitteilung vor Beginn
und zum Ende des Projektes
4. Honorare für externe Kräfte (z. B. Trainer, Psychologen, Dozenten …)
 ausgeschlossen sind Honorare an Mitarbeiter, die beim LE
sozialversicherungspflichtig angestellt sind
 Vor- und Nacharbeiten sind in den Honorarverträgen separat
auszuweisen
http://www.bravors.brandenburg.de/sixcms/detail.php?gsid=land_bb_bravors_01.c.24610.de
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Zuschussfähige Ausgaben
5. Ersatzbeschaffungen GwG bis 410,00 € netto pro selbständig
nutzungsfähigem Wirtschaftsgut ist im Finanzplan korrekt zu erläutern
bzw. beim Regionalpartner Eberswalde zu beantragen,
Projektbezug nachweisen -die Anschaffung muss mit dem Inhalt des Projekts übereinstimmen
Gem. Punkt 7 der Fördergrundsätze sind investive Ausgaben, z. B.
 Kauf von Möbeln,
 Ausrüstungsgegenständen,
 Fahrzeuge,
 Fahrrad (Projektbezug)
 Anschaffungen zum Ende der Maßnahme !!
nicht zuschussfähig
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6. Mieten und Mietnebenkosten für extern angemietete Unterrichts/Büroräume, (Pauschalen sind nicht förderfähig; Anteil muss nachgewiesen werden)
7. Büromaterial (z. B. Schere, Papier, Stifte, Druckerpatronen,
usw.)
8. Post- und Fernsprechgebühren, u.a. Einzelverbindungsnachweis, Karte für
das Projekt (Projektbezug)
9. Dienstreise- und Reisekosten der unter
Finanzpl. Posit. 1. genannten Personen
Für die Erstattung sind neben den VV zu § 44 LHO weitere Vorschriften zu beachten:
 Bundesreisekostengesetz, Auslandsreisekostengesetz ,Allg. Verwaltungsvorschriften
des Landes Brandenburg



Dienstreiseauftrag
0,20 €/km
Höchstens 130,00 €/Tag (ca. 650 km)
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10. Teilnehmerbezogene Ausgaben
 Gruppenfahrten
 Übernachtung- Verpflegung
 Eintrittsgelder (Belege aufkleben, Gesamtsumme ermitteln, Anzahl der TN,
Unterschrift und Stempel des Projektverantw., Anwesenheitsliste von TN
unterschreiben lassen)
Nicht zuschussfähige Ausgaben
sind unter anderen folgende Ausgabepositionen:
 Bußgelder, Geldstrafen, Prozesskosten
 Kosten für Bilanzen und Wirtschaftsprüfer
 Bankspesen, Darlehenszinsen, Sollkredit- und Überziehungszinsen,
Kautionen
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Nicht zuschussfähige Ausgaben
 Pauschalen, Skonto, Rabatte
 Besserstellungsverhältnis von Personal (ANBest.-P)-PKW Nutzung
 Ausgaben, die nicht mit Originalbelegen belegt werden
 Ausgaben ohne Zahlungsnachweis
 Ausgaben, die nicht innerhalb des Bewilligungszeitraumes liegen
 Kosten, die nicht kostenwirksam werden (z. B. Einsatz von Materialbeständen)
 Abschreibungen
 Ausgaben, die nicht im Finanzierungsplan enthalten sind, es sei denn, es erfolgte
eine unverzügliche Änderungsmitteilung (Änderungsantrag),
die vom RP Eberswalde/LASA bestätigt wurde
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IOS Formular Personaleinsatz
Übersicht Personaleinsatz Vorname Name von…bis… Jahr………
Diese Formular ist vor Beginn der Maßnahme beim Regionalpartner
Eberswalde einzureichen und bei Personalwechsel oder
Einsatzänderung aktualisiert neu vorzulegen.
durchschnittliche Arbeitszeit je Monat .. Stunden
Personaleinsatz
Maßnahme Personaleinsatz
Projektnummer
März
in%
Initiative Oberschule
Initiative Oberschule
Initiative Oberschule
Initiative Oberschule
Initiative Oberschule
Initiative Oberschule
Initiative Oberschule
Qualifizierungsinitiative
50 plus
Kompetenzagentur
Sonstiges
weitere Maßnahmen
weitere Maßnahmen
weitere Maßnahmen
weitere Maßnahmen
weitere Maßnahmen
weitere Maßnahmen
Summe:
sachlich richtig:
in Stunden
April
in%
in Stunden
Mai
in%
in Stunden
Juni
in%
in Stunden
Juli
in%
lOS- EW/FFO- 1111
lOS- EW/FFO- 2222
lOS- EW/FFO- 3333
lOS- EW/FFO- 4444
lOS- EW/FFO- 5555
lOS- EW/FFO- 6666
lOS- EW/FFO- 7777
12
wertuio
Kp 0000
100,00%
100,00%
Datum:
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100,00%
100,00%
Stempel:
100,00%
in Stunden
Beispiel: 52 Wochen/Jahr zu je 40 h = 2080 h
minus z.B.:
12 gesetzl. Feiertage / 8 h = - 90 h
minus z.B.:
30 Tage Urlaub
= - 240 h
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
= 1750 effektive Arb.-Stunden/Jahr
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 Stundenanteil im Projekt (Meilensteine) - Beispiel: 80 h
Stundenanteil im Projekt
effektive Arbeitszeit X 100 = 4,57 %
Obergrenze für MA im Projekt ist der TVL-13
Folgende Voraussetzungen müssen erfüllt sein:
 abgeschlossene wissenschaftliche Hochschulausbildung
 bei Entgeltstufe 5 muss eine 10-jährige Tätigkeit im Bildungssektor
nachgewiesen werden
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IOS Formblatt Gehaltsaufteilung
Dieses Formblatt ist mit jeder Abrechnung (Zwischenrechnung, Schlussrechnung)
im aktuellen Zustand beim Regionalpartner Eberswalde einzureichen.
Monat ………….. 2012
Gehaltsaufteilung Vorname Name (Beträge in €)
Gesamtbetrag
lOS-1111
lOS-2222
lOS-3333
Maßnahme
Maßnahme
Maßnahme
Maßnahme
Kst. xxx
Kst. xxx
Kst. xxx
Kst xxx
Kst xxx
Kst xxx
Kst xxx
Std.
Betrag
Std.
Betrag
Std.
Betrag
Std.
Betrag
Std.
Betrag
Std.
Betrag
Std.
Summe
Maßnahmen
Summe
Std.
Betrag
Nettoverdienst
SV-Beiträge
AG/AN
Steuer
-
sachlich richtig:
-
-
-
-
-
Datum:
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-
-
-
-
Stempel:
-
-
-
-
-
-
-
Die Personalausgaben für im Projekt tätige Mitarbeiter sind
in der EAÜ-Liste für jeden MA wie folgt darzustellen:
 1. Zeile Nettoverdienst
 2. Zeile SV Abgaben
 3. Zeile Steuern
Auf den Gehaltsnachweisen sind die einzelnen Positionen handschriftlich
darzustellen und vom Bearbeiter mit Datum und Unterschrift zu bestätigen.
Siehe Beispiel:
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Muster Mustermann
Musterstrasse 100
123456 Musterhausen
Nettoverdienst 2.422,82
davon 4,57 %= 110,72 EUR
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SV-AG = 681,01
SV-AN = 726,70
U2
= 12,33
--------------------------------
1.420,04 davon 4,57 % = 64,89 für IOS
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Muster Mustermann
Musterstrasse 100
123456 Musterhausen
Steuer-Gesamt = 379,80
davon 4,57 % = 17,35 € für IOS
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Datum
Gliede
rung
Einzahler /
Empfänger
Grund der
Zahlung
Beleg Nr.
Musterzahler
Gehalt
Herr
Mustermann
August 2011
Gehaltsabrechnung
Nettoverdienst
August 2011
Gehalt
Herr
Mustermann
August 2011
Gehaltsabrechnung
SV Abgaben
August 2011
Gehalt
Herr
Mustermann
August 2011
Gehaltsabrechnung
Steuern
August 2011
BBV EBW
1. MAF
Zwischenrechnung/
Schlussrechnung
005/10
Musterzahler
anteilige
Verpflegung
TN
Rechnung Nr. 12/12
lt.FPL
24.06.11
24.06.11
30.06.11
1.2
1.2
1.2
24.07.11
30.07.11
3.3
Musterzahler
Musterzahler
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Zahlungsb
eweis
Bank/
Kasse
Ausgabe
Rechnung
gesamt
davon
Betrag
Projekt
Bank
2.422,82
110,72
Bank
1.420,04
64,89
Bank
379,80
17,35
1200,00
600,00
KA 14/10
KA 15/10
Einnahme
ges.
192,96
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1. Bei Nutzung von Miet-, Leasing und betriebseigenen
Fahrzeugen (projektbezogenen Dienstreisen) sind tatsächlich
getätigte Ausgaben anteilmäßig (gefahrene km
lt. Fahrtenbuch) zuwendungsfähig, wie z.B: Kraftstoff, Öl, Wartung
und Pflege, Reparaturen Versicherungen …
2. Liefer- und Leistungsverträge
Es gelten folgende Auftragswerte:
- Aufträge bis 500 € - freihändige Vergabe
- bei Aufträgen von 500,01 - 20.000 € mind. 3 Angebote, Vergabevermerk
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freihändige Vergabe und
3. Miete und Nebenkosten
 Ausgaben für Mieten von Räumlichkeiten und
Nebenkosten sind grundsätzlich zuschussfähig.
Pauschale sind nicht förderfähig (Heizung, Reinigung, etc.).
 Für die Abrechnung sind vorzulegen:
• Mietverträge mit dem anteiligen m² Nachweis,
• rechnerische Ermittlung der anteiligen Beträge,
• Rechnungen,
• Zahlungsbeweise.
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5. Bewirtungskosten
 Bewirtungskosten sind grundsätzlich nicht förderfähig.
→ Nur bei Veranstaltungen mit Öffentlichkeitsbeteiligung,
Workshops können im Einzelfall Bewirtungskosten in
angemessener Höhe als zuschussfähig anerkannt werden
→
→
(z. B. Kaffee, Tee, belegte Brötchen, alkoholfreie Getränke),
Der Verwendungszweck (Bezeichnung und Dauer der Veranstaltung)
und die TN (Zahl) sind auf den Belegen anzugeben,
Arbeitsberatungen sind normale Tagesgeschäfte und nicht
förderfähig
6. Information und Publizität - Öffentlichkeitsarbeit
Wer eine Zuwendung aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds erhält, ist
verpflichtet, dies in geeigneter Form öffentlich bekannt zu geben und bei
allen Veröffentlichungen zum Projekt auf die Mitfinanzierung durch den ESF
hinzuweisen (Art. 8 VO (EG) Nr. 1828/2006).
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- Arbeitshinweise und verbindliche Vorgaben zur Öffentlichkeitsarbeit sind:
 im Merkblatt „Information und Publizität für ESF-geförderte Projekte“
zusammengefasst und stehen im Internet auf der jeweiligen Website der
LASA Brandenburg GmbH und unter
www.esf.brandenburg.de/sixcms/media.php/land_bb_boa_01.c.71312.de
zum downloaden bereit.
 Des Weiteren können Sie sich Dokumente, Vorlagen und Richtlinien von
der Website des IOS Regionalpartners
herunterladen oder einsehen.
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7. Rechnungen/Kassenbons
Die Beschaffenheit der Belege sind die ANBest-P Nr. 6.4 benannt:
- Ausgabebelege:
 Zahlungsempfänger, Grund und Tag der Zahlung, MwSt.,
 Rechnungsbetrag gesamt, Betrag anteilig für das Projekt
(Skonto beachten)
 Zahlungsbeweis, bei Gegenständen den Verwendungszweck
 Eindeutige Zuordnung zum Projekt
 Steuernummern auf Rechnungen, Bearbeiterkürzel
- Einnahmebeleg:
 Einzahler,
 Grund der Zahlung,
 Datum, Projektzuordnung
- Kassenbon (Kassenbuch )




Grund und Tag der Zahlung, MwSt., Rechnungsbetrag gesamt
Betrag anteilig für das Projekt-Projektzuordnung
Steuernummern
Max. 150,00 €
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8. Projekte mit Schülerfirmen
„ … Die aus den Schulprojekten generierten Einnahmen (z.B. bei
Schülerfirmen) sind nach Bewilligung hinzugetretene zusätzliche Mittel.
Die Einnahmen müssen in die Projektfinanzierung einbezogen werden.
Spätestens mit der Endabrechnung des Schulprojekts sind diese mit
anzugeben.
 Gemäß Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur
Projektförderung (ANBest- P) Ziffer 2.2 verringert sich dadurch die
Zuwendung (hier für das Schulprojekt) um den vollen in
Betracht kommenden Betrag. (bei Fehlbedarfsfinanzierung, sofern sich
der Fehlbedarf dadurch verringert)…“
 Als Eigenmittel bei Privatschulen kommen die zusätzlichen Einnahmen
nicht in Betracht. Sie sind nicht Bestandteil des bestätigten Finanzplans. Die
Schulen müssen den laut Antrag geplanten Eigenanteil erbringen.
„Abrechnung von IOS Projekten“ 20.03.2012 – H.Riedel
 Meilensteine (Datenbank)
• korrekt eintragen, hier sind die Stunden / MA erkennbar,
welche für die Erstellung des Besserstellungsverbotes
notwendig sind
 Finanzplan (Datenbank)
• Erläuterungen detailliert ausfüllen, wenn Platz nicht reicht,
unter Bemerkungen weiterführen (siehe „Bemerkungen“)
 Entsorgungsleistungen z.B.
wie Holzkeile, Tapetenreste, Werkzeuge, Abfälle etc.. sind nur
dann förderfähig, wenn im Einzelfall ein Projektbezug
eindeutig hergestellt werden kann.
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Die Grundlage für eine Abrechnung von Projekten ist das
korrekte Ausfüllen der EAÜ-Liste in der Datenbank:
1. Zwischenrechnung
 mit der Zwischenrechnung sind einzureichen:
 Statistik zum Jahresende
 Formblatt Gehaltsaufteilung/Person
 1 Stichprobe aus den Personalkosten – Mittelfluß nachweisen
(Gehaltsnachweise, BG Nachweis, Zahlungsbeweis)
 1 Stichprobe aus den Sachkosten - Mittelfluß nachweisen
(Rechnung, Zahlungsnachweis, Honorarvertrag, Mietverträge, Rechnung,
Zahlungsnachweis)
2. Schlussrechnung
Alle Kopien der Originalbelege einreichen – Mittelfuß nachweisen
Formblatt Gehaltsaufteilung/Person
Sachbericht
3. Formulare
 Alle Vorlagen und Formblätter können auf der Website
ios.bbv-eberswalde.de heruntergeladen werden.

Informationsveranstaltung - IOS Regionalpartner Eberswalde